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Kartenzahlungen, Gutscheine, Storno und weitere Funktionen nutzen

Zusätzlich zu deinem normalen Verkauf brauchst du gelegentlich Spezialtransaktionen: eine Kartenzahlung nachträglich erfassen, einen Beleg stornieren, einen Gutschein einlösen, oder die Umsatzverteilung zwischen Mitarbeitern anpassen. Alle diese Funktionen erreichst du über Schiebemenüs in der Kasse.

So kommst du hierher

Rufe die Kasse auf: Klicke in der Seitenleiste auf Kasse/Warenkorb. Die Spezialtransaktionen findest du danach in den Schiebemenüs, die von rechts aus der Kasse herausfahren.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen, um diese Funktionen zu nutzen. Je nach Transaktion benötigst du ggf. Zugriff auf Belege oder Gutscheine, die bereits im System vorhanden sind.

Aufbau der Kasse

Die Kasse zeigt in der Mitte deinen aktuellen Warenkorb mit allen hinzugefügten Positionen, Rabatten und Gutscheinen. Am rechten Rand befinden sich mehrere Schiebemenüs, über die du auf Spezialtransaktionen zugreifst. Zusätzlich werden dir Hinweise angezeigt – etwa zum aktuellen Lagerstand eines Artikels oder zu fehlenden Kundendaten.

So gehst du vor

Kartenzahlungen nachträglich erfassen

Kartentransaktionen werden normalerweise automatisch erfasst. Falls eine Zahlung nicht registriert wurde oder eine Nachbearbeitung nötig ist:

Öffne das Schiebemenü Kartenzahlungen (Symbol mit der Kreditkarte).
Wähle die passende Registerkarte für dein Gerät:
- ZVT-Terminal: für fest verbaute Kartenterminals
- Hobex: für mobile Kartenterminals
- webofficePay: für Online-Zahlungsabwicklung
Überprüfe die angezeigte Liste auf die fehlende Transaktion.

Gutschein einlösen

Öffne das Schiebemenü Gutschein einlösen oder nutze dazu den entsprechenden Menüpunkt im Warenkorb.
Gib die Gutscheinnummer ein. Das System prüft automatisch:
- Ob der Gutschein existiert und gültig ist
- Ob er gesperrt ist
- Wie viel Restbetrag noch verfügbar ist
Du siehst den ursprünglichen Gutscheinwert und den verbleibenden Betrag auf einen Blick.
Wenn der Gutschein verfügbar ist, klicke auf Gutschein verwenden, um ihn auf den Warenkorb anzurechnen.

Weitere Details: Gutschein einlösen

Gutschein verkaufen

Öffne das Schiebemenü Gutschein verkaufen.
Wähle den Gutscheintyp und den Wert.
Das System bietet dir an, den Gutschein im Bon-Format oder als ansprechendes DIN-A4-Dokument zu drucken.
Wahlweise kannst du den Gutschein auch per E-Mail verschicken – gib dann die Empfänger-Adresse ein. Diese wird automatisch aus der Kundenakte des Käufers übernommen; überprüfe sie vor dem Versand.

Weitere Details: Gutschein verkaufen

Beleg stornieren

Öffne das Schiebemenü Storno oder nutze den Storno-Menüpunkt in der Belegverwaltung.
Wähle den Beleg aus, den du ganz oder teilweise stornieren möchtest.
Du siehst eine Übersicht aller Positionen mit ihrer ursprünglichen Menge und der Restmenge, die noch stornierbar ist. Bereits vollständig stornierte Positionen werden ausgegraut dargestellt.
Wähle die Positionen aus, die du stornieren möchtest, und passe die Menge an, falls du nicht die ganze Position stornieren willst.
Gib optional einen Stornogrund ein.
Klicke auf Stornierung durchführen.

Weitere Details: Beleg stornieren

Umsatzverteilung ändern

Wenn ein Beleg zwischen mehreren Mitarbeitern aufgeteilt werden soll:

Öffne das Schiebemenü Umsatzverteilung ändern (oder den Menüpunkt in der Belegverwaltung).
Für jede Zeile:
- Wähle im Auswahlfeld Mitarbeiter den Namen des Mitarbeiters.
- Gib seinen Gesamtanteil entweder in Prozent oder als Betrag ein – das jeweils andere Feld wird automatisch berechnet.
Du kannst weitere Mitarbeiter mit Hinzufügen ergänzen.
Die Anteile der anderen Mitarbeiter werden automatisch angepasst, damit die Summe immer 100 % ergibt.
Um einen Mitarbeiter zu entfernen, klicke auf Löschen in seiner Zeile.
Speichere deine Änderungen mit Speichern.

Währungsumtausch durchführen

Wenn du zwischen zwei Zahlungsarten (z. B. Euro und Fremdwährung) wechselst:

Öffne das Schiebemenü Währungsumtausch.
Wähle die Von-Währung (Quellzahlungsart).
Wähle die Nach-Währung (Zielzahlungsart).
Gib den Betrag ein, den du wechselst.
Gib den Wechselkurs ein, oder lass ihn bei 1 stehen – je nachdem, wie dein System konfiguriert ist.
Der Erhalt-Betrag wird automatisch berechnet.
Du siehst eine Zusammenfassung der Transaktion.
Gib optional eine Anmerkung ein (z. B. zum Wechselkurs oder Grund).
Klicke auf Umtausch durchführen.

Weitere Details: Fremdwährung wechseln

Kundenpass-Verwaltung (Abos)

Öffne das Schiebemenü Kundenpass-Verwaltung.
Du siehst eine Tabelle aller aktiven und abgelaufenen Kundenpässe mit Erstellungsdatum, Ablaufdatum, Kunde, Kundenpass-Name, Link zum Kaufbeleg, Restlaufzeit und aktuellem Zustand (Aktiv in Grün, Abgelaufen in Orange, Gesperrt in Rot).
Um einen Kundenpass zu sperren oder wieder zu entsperren:
- Klicke in der Spalte Zustand auf die Schaltfläche Sperren oder Entsperren.
- Oder doppelklick auf die Zeile.
Bestätige die Aktion in der Sicherheitsabfrage.

RKSV-Funktionen (nur Österreich)

Öffne das Schiebemenü RKSV-Funktionen.
Du siehst zwei Optionen:
- RKSV - Datenerfassungsprotokoll: Exportiere das DEP für das Finanzamt.
- NULL Beleg drucken: Drucke einen Prüfbeleg zur Überprüfung der Signaturerstellung.
Wähle die gewünschte Aktion – ein weiteres Fenster öffnet sich.

Datenerfassungsprotokoll exportieren

Im Fenster Datenerfassungsprotokoll:
Wähle den Zeitraum (von/bis Datum) für den Export.
Klicke auf DEP 7 exportieren.
Die Datei wird heruntergeladen und ggf. sofort ausgedruckt (je nach deinen Druckeinstellungen).

Lagerstand prüfen

Wenn Artikel knapp werden, zeigt das System beim Verkauf eine Warnung:

Lagerstand: [Zahl] wird unter dem Artikelnamen angezeigt.
Das ist nur ein Hinweis – du kannst trotzdem verkaufen (z. B. Reservierung für einen Kunden).

Kundendaten nachtragen

Falls das System beim Kauf merkt, dass wichtige Kundendaten fehlen (z. B. Name, Adresse, E-Mail):

Ein Fenster öffnet sich mit dem Titel Fehlende Kundendaten ergänzen.
Es werden nur die Felder angezeigt, die noch nicht gefüllt sind: Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Telefon, Mobile, E-Mail, Fax, Website, Straße, Postleitzahl, Ort, Land und Marketingzusendungen.
Fülle die Felder aus.
Klicke auf Speichern.

Die Daten werden in die Kundenakte übernommen – du musst sie nicht separat bearbeiten.

Was danach passiert

Nach jeder Transaktion wird der Beleg automatisch in dein System gebucht und auf der Tagesabrechnung erfasst. Je nach Art der Transaktion:

Gutschein eingelöst: Der Gutscheinwert wird vom Warenkorbbestand abgezogen; der Gutschein wird teilweise oder ganz verbraucht.
Beleg storniert: Der Beleg wird mit einem negativen Dokument rückgängig gemacht; die Zahlungen werden rückgebucht.
Umsatzverteilung geändert: Der Beleg bleibt erhalten, aber die Provisionen/Umsätze werden neu auf die Mitarbeiter verteilt.
Währungsumtausch durchgeführt: Die Transaktion wird als spezielle Handeingabe gebucht; beide Zahlungsarten werden aktualisiert.
Kundenpass gesperrt/entsperrt: Der Status ändert sich sofort in der Übersicht.
DEP exportiert: Die Datei wird zum Download bereitgestellt und ggf. ausgedruckt.

Alle Transaktionen sind im Kassenbuch und im Tagesabschluss einsehbar.

Tipps und Hinweise

Umsatzverteilung: Die Summe aller Anteile muss exakt 100 % ergeben. Das System rechnet automatisch nach, wenn du einen Wert änderst.
Storno vollständig? Wenn ein Beleg bereits vollständig storniert wurde, kannst du das Storno-Fenster nicht mehr öffnen – das System zeigt dir eine Nachricht.
Gutscheine sperren: Sperr einen Gutschein, wenn er ungültig wird oder missbräuchlich genutzt werden könnte. Ein gesperrter Gutschein kann nicht eingelöst werden.
Kartenzahlung manuell hinzufügen: Kartentransaktionen werden von den Geräten übermittelt. Falls eine Zahlung dennoch fehlt, kontaktiere den Terminalanbieter – eine manuelle Eingabe ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich.
E-Mail-Versand: Wenn du einen Gutschein per E-Mail verschickst, landen die Adressen automatisch aus der Kundenakte des Käufers. Überprüfe die Adresse vor dem Versand.