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Hotel/Portale

Hier verbindest du dein Hotel mit Buchungsportalen wie booking.com oder Expedia. Deine Preise und verfügbaren Zimmer gehen automatisch an die Portale, und deren Buchungen landen direkt in deinem Belegungsplan — ohne dass du sie abtippen musst.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Hotel.UI.HotelChannels
Du siehst nun drei Registerkarten: Portalbuchungen, Anbindung und Übertragung

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Hotelmanagement verwalten, um die Anbindung einzurichten und Zuordnungen anzulegen. Portalbuchungen annehmen kannst du mit dem Recht Hotelreception. Es gibt keine anderen besonderen Voraussetzungen.

Aufbau der Seite

Die Seite hat drei Bereiche:

Portalbuchungen (erste Registerkarte) Hier landen die Buchungen, die von den Portalen hereinkommen. Sie sind offen, bis du sie übernimmst oder von Hand erledigst.

Anbindung (zweite Registerkarte) Hier richtest du die Verbindung zu einem Portal ein und legst fest, welche Zimmer und Ratenplan-Kombinationen an das Portal gehen. Das ist der Kern der Einrichtung.

Übertragung (dritte Registerkarte, nur mit Verwaltungsrecht sichtbar) Hier siehst du den Verlauf: was an die Portale geschickt wurde, ob es angekommen ist, und wo es Probleme gibt.

So gehst du vor

Schritt 1: Anbindung einrichten

Wechsle zur Registerkarte Anbindung.

Wenn noch keine Anbindung besteht, siehst du einen Hinweis mit der Schaltfläche Portalanbindung einrichten. Klicke sie.

Ein Eingabefenster öffnet sich mit dem Titel "Portalanbindung einrichten":

Standort: Wähle den Standort, für den diese Anbindung gelten soll.
Objekt: Das Portal arbeitet mit Objekten. Klicke in das Feld und wähle dein Objekt aus der Liste. Das Feld filtert nach Name und Ort.
- Wenn hier nichts angezeigt wird, ist noch kein Objekt für deinen Zugang hinterlegt. Dann brauchst du den Support, um das Haus freizuschalten.
Anbindung aktiv: Schalte den Regler ein, damit die Verbindung sofort arbeitet. Du kannst sie später jederzeit pausieren.

Klicke die Schaltfläche Speichern. Die Anbindung ist nun angelegt.

Schritt 2: Zimmer und Ratenplan zuordnen

Nach dem Speichern siehst du in der Anbindung-Registerkarte die Verbindung mit einem Statushinweis. Darunter steht ein Hinweis, dass noch Zuordnungen fehlen.

Klicke die Schaltfläche Neu, um die erste Zuordnung anzulegen.

Ein Eingabefenster öffnet sich mit dem Titel "Zuordnung anlegen". Es hat zwei Abschnitte:

Im Haus

Zimmerkategorie: Wähle eine deiner Zimmerkategorien, z. B. "Einzelzimmer" oder "Suite".
Ratenplan: Wähle einen Ratenplan, z. B. "Normalpreis" oder "Frühbucherrabatt". Der Ratenplan bestimmt den Preis, der an das Portal geht.
Belegung (Personen): Trage die Anzahl der Personen ein, für die diese Kombination gilt. Ein Doppelzimmer für 2 Personen braucht z. B. eine andere Zuordnung als ein Doppelzimmer für 1 Person.

Auf der Portalseite

Zimmertyp im Portal: Das Portal hat eigene Zimmertypen. Wähle den aus, der deiner Zimmerkategorie entspricht. Die Liste wird von dem Portal bereitgestellt.
- Wenn die Liste leer ist oder es Fehler gibt, sind die Angebotsdaten des Portals gerade nicht erreichbar. Versuche es später noch einmal.
Preis im Portal: Wähle den Ratenplan, unter dem das Portal den Preis veröffentlicht. Dies kann ein anderer Name sein als in deinem System.
Zuordnung aktiv: Schalte den Regler ein, damit diese Kombination sofort an das Portal geht.

Klicke die Schaltfläche Speichern. Lege alle weiteren Zuordnungen auf die gleiche Weise an — für jede Kombination aus Zimmerkategorie, Ratenplan und Belegung eine.

Schritt 3: Deine Preise und verfügbaren Zimmer aussenden

Sobald mindestens eine Zuordnung aktiv ist, fangen deine Preise und Verfügbarkeitsinformationen an, automatisch an das Portal zu gehen.

Um alle Preise für die nächsten zwölf Monate auf einmal zu übertragen, klicke die Schaltfläche Alles neu senden in der Anbindung-Registerkarte. Bestätige die Sicherheitsfrage. Die Übertragung lädt dann los.

Schritt 4: Portalbuchungen annehmen

Wenn eine Buchung vom Portal hereinkommt, erscheint sie in der Registerkarte Portalbuchungen. Jede Zeile zeigt:

Eingegangen: Wann die Buchung ankam
Portal: Welches Portal (z. B. booking.com, Expedia, HRS)
Gast: Name des Gastes
Anreise, Abreise: Datum
Zimmertyp: Was der Gast gebucht hat (optional sichtbar)
Betrag: Gesamtbuchungsbetrag
Status: "offen" für neue Buchungen

Um eine Buchung zu übernehmen:

Suche die Buchung in der Liste.
Klicke die grüne Schaltfläche Als Reservierung übernehmen (oder das Häkchen-Symbol).
Das System legt daraus eine Reservierung an und öffnet direkt das Reservierungsformular. Du kannst hier noch Besonderheiten eintragen (z. B. Zusatzwünsche, Kontaktdaten).
Speichere die Reservierung.

Die Buchung erscheint nun nicht mehr als "offen". Sie steht in deinem Belegungsplan und ist mit der Portalreservierung verknüpft.

Wenn das Portal eine Stornierung meldet:

Für eine Buchung, die du schon übernommen hast: Die Schaltfläche Reservierung stornieren erscheint. Klicke sie, um die Reservierung abzusagen (nach deiner Stornoregel).
Für eine Buchung, die noch offen ist: Du kannst sie als Von Hand erledigt markieren, wenn du die Stornierung anders bearbeitet hast.

Mit Nur offene (Schalter oben rechts) siehst du nur noch die Buchungen, die noch nicht verarbeitet sind.

Schritt 5: Übertragungen kontrollieren (optional)

In der Registerkarte Übertragung kannst du sehen, welche Daten wann an die Portale gegangen sind und ob alles angekommen ist. Die Spalten zeigen:

Angelegt: Wann das System die Übertragung erstellt hat
Inhalt: Was gesendet wurde (Freie Zimmer, Preise, Verkaufsregeln, Stammdaten, Aktionen)
Von, Bis: Datumsbereich
Status: "wartet", "unterwegs", "angekommen", "nicht angekommen" oder eine Fehlermeldung
Gesendet: Wann das Portal die Daten erhielt

Wenn eine Übertragung fehlgeschlagen ist (Status "nicht angekommen" oder "abgebrochen"), kannst du auf die Schaltfläche Erneut senden klicken. Das System versucht dann nochmal.

Mit Nur Stockungen (Schalter oben rechts) siehst du nur die Übertragungen, bei denen es Probleme gibt.

Was danach passiert

Preise gehen live: Sobald die Anbindung aktiv ist und Zuordnungen bestehen, sehen Gäste deine Preise auf dem Portal. Sie können buchen.
Buchungen landen automatisch: Jede Portalbuchung erscheint in der Portalbuchungen-Registerkarte. Du kannst sie mit einem Klick übernehmen oder manuell bearbeiten.
Reservierungen sind synchron: Wenn du eine Portalbuchung in eine Reservierung umwandelst, weiß das Portal automatisch, dass dieses Zimmer für diesen Termin nicht mehr frei ist.
Stornierungen laufen beide Richtungen: Storniert der Gast auf dem Portal, weißt du es sofort. Und wenn du im Hotel stornierst, kann das Portal mitgeteilt bekommen, dass das Zimmer wieder frei ist (je nach Portalanbindung).

Typische nächste Schritte:

Hotel/Belegungsplan — um die Reservierungen zu verwalten
Hotel/Raten — um Ratenplan und Preise zu bearbeiten
Hotel/Verwaltung — für weitere Einstellungen

Tipps und Hinweise

Anbindung pausieren: Mit dem Schalter Anbindung aktiv oben rechts kannst du die ganze Verbindung vorübergehend stoppen, ohne Zuordnungen zu löschen. Das ist sinnvoll, wenn du dich ausbuchen möchtest oder kurzzeitig keine Portalbuchungen haben willst.
Zuordnungen aktivieren/deaktivieren: Jede Zuordnung hat ihren eigenen Schalter. So kannst du einzelne Zimmertypen oder Ratenplan-Kombinationen an- und abschalten, ohne alles neu einzurichten.
Portalbuchung ablehnen: Wenn du eine Buchung nicht annehmen kannst oder willst, klicke Von Hand erledigt. Das Portal weiß dann, dass du dich drum gekümmert hast — der Gast bekommt aber eine Ablehnung von dir, nicht vom System.
Übertragungen dauern: Preise und Verfügbarkeitsänderungen sind nicht sofort auf dem Portal sichtbar. Das System schickt sie in der Warteschlange los. Mit Aktualisieren in der Übertragung-Registerkarte siehst du den aktuellen Stand.
Objekt-Nummern prüfen: Die Portalanbindung arbeitet mit Objekt-Nummern, die das Portal kennen muss. Wenn keine Objekte zur Auswahl stehen, stimmt etwas in der Grundeinrichtung nicht — wende dich dann an den Support.
Mehrere Portale: Du kannst für denselben Standort mehrere Anbindungen einrichten (z. B. booking.com und Expedia). Jede hat eigene Zuordnungen.