Eingangsrechnung aus Datei erfassen

Du kannst eine Rechnung fotografieren oder als PDF hochladen. weboffice analysiert die Datei automatisch, erkennt Lieferant, Betrag, Datum und weitere Daten und erstellt daraus eine neue Eingangsrechnung. So ersparst du dir das manuelle Abtippen.

So kommst du hierher

Gehe zur Seitenleiste, klicke auf Buchhaltung und dann auf Eingangsrechnungen. Unten links siehst du die Liste der bisherigen Eingangsrechnungen. Oben rechts im Fenster öffnet sich ein Bereich zum Hochladen – dort beginnst du.

Voraussetzungen

Das Modul Buchhaltung muss in deinem System aktiv sein.

Aufbau der Seite

Der Uploadbereich zeigt ein Dokument-Symbol und die Schaltfläche Datei hochladen. Darunter erscheint nach dem ersten Upload eine Liste der Rechnungsentwürfe – Dateien, die du hochgeladen hast und die das System analysiert. Jeder Entwurf zeigt das Upload-Datum, den Namen des Uploaders, den Verarbeitungsstatus und Schaltflächen für weitere Schritte.

So gehst du vor

Klicke auf Datei hochladen oder ziehe eine Datei direkt in das Feld.
Das System akzeptiert Bilder und PDF-Dateien. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du die Kategorie für die Rechnung angeben kannst (z. B. Material, Dienstleistungen). Dies ist optional.
Bestätige deine Eingabe.
Die Datei wird hochgeladen und erscheint sofort in der Liste der Rechnungsentwürfe. Der Status zeigt zunächst Warteschlange oder wird gerade verarbeitet (mit Fortschrittsbalken).
Warte, bis die automatische Analyse abgeschlossen ist.
Der Status wechselt zu Verarbeitet. Das System hat Lieferant, Rechnungsbetrag, Datum und andere Felder erkannt.
Klicke auf die Schaltfläche Analysieren (Lupe) neben dem Entwurf.
Das Eingabefenster für die neue Eingangsrechnung öffnet sich. Dort siehst du die erkannten Daten und kannst sie vor dem Speichern überprüfen und korrigieren. Befolge dann die Schritte unter Eingangsrechnung erfassen.

Falls die Verarbeitung fehlschlägt

Wenn der Status Fehlgeschlagen zeigt (z. B. weil die Datei unleserlich ist):

Klicke auf die Schaltfläche Erneut versuchen (Pfeil im Kreis), um die automatische Analyse nochmal zu starten.
Oder klicke auf Analysieren, um die Daten manuell einzugeben.
Um den Entwurf zu verwerfen, klicke auf die Schaltfläche Löschen (Papierkorb).

Was danach passiert

Nach der Erfassung wird der Entwurf aus der Liste entfernt. Die neue Eingangsrechnung ist jetzt in deinen Rechnungsbeständen gespeichert und kann bezahlt oder bearbeitet werden.

Tipps und Hinweise

Achte beim Fotografieren auf gute Beleuchtung und scharfe Aufnahmen – das verbessert die Erkennungsgenauigkeit.
Die erkannten Daten sind oft vollständig, können aber Fehler enthalten (besonders bei handgeschriebenen Notizen oder ungewöhnlichen Formaten). Überprüfe sie immer vor dem Speichern.
Du kannst mehrere Dateien hintereinander hochladen. Das System verarbeitet sie der Reihe nach.