Eine Projektabrechnung erstellen
Mit einer Projektabrechnung erfasst du alle Arbeitszeiten, Materialien, Fahrtzeiten und Auslagen für einen Kunden und bereitest sie für eine Rechnung vor. Du wählst die einzelnen Projektbuchungen aus, überprüfst Dauer und Beträge, und speicherst die Abrechnung ab.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Projekte > Projektabrechnungen
- Klicke auf Hinzufügen
Voraussetzungen
Du benötigst das Modul Projekte und das Recht, Projektabrechnungen zu erstellen. Es müssen Projektbuchungen vorhanden sein, die noch nicht abgerechnet wurden.
So gehst du vor
Abrechnungsdatum und Kunde füllen aus
- Abrechnungsdatum: Das Datum, auf das die Rechnung lauten soll. Wird automatisch mit dem heutigen Datum vorausgefüllt.
- Kunde: Wähle den Kunden aus, für den du abrechnen möchtest. Es werden nur Kunden angezeigt, die offene Projektbuchungen haben.
Klicke auf Projektbuchungen hinzufügen, um Arbeitszeiten aus deinen Projektbuchungen auszuwählen
- Es öffnet sich ein Fenster mit einer Tabelle aller verfügbaren Projektbuchungen
- Projekt: Filtere die Liste optional nach einem bestimmten Projekt – das Feld ist leer, wenn du alle Projekte sehen möchtest
- Markiere die Projektbuchungen, die du abrechnen möchtest, mit den Kontrollkästchen in der ersten Spalte. Du kannst einzelne Buchungen auswählen oder mit dem Kontrollkästchen in der Kopfzeile alle sichtbaren Buchungen auf einmal markieren
- Die Tabelle zeigt für jede Buchung das Datum, Projekt, Mitarbeiter, Dauer, Aufgabenbeschreibung, Tätigkeit und den Artikel
- Klicke auf Speichern, um die ausgewählten Buchungen zur Abrechnung hinzuzufügen
Überprüfe die hinzugefügten Positionen im Reiter Leistungen
- Die Tabelle zeigt alle Arbeitszeiten mit Datum, Projekt, Mitarbeiter, Aufgabenbeschreibung, Tätigkeit, Artikel und Dauer
- In der Fußzeile wird die Summe aller Dauern angezeigt
- Du kannst einzelne Positionen bearbeiten (Stift-Symbol) oder löschen (Papierkorb-Symbol)
- Mit dem Kontrollkästchen unter Verrechnen bestimmst du, welche Positionen in die Kundenrechnung aufgenommen werden – neu hinzugefügte Positionen sind standardmäßig zum Verrechnen markiert
Falls Material, Fahrtzeiten oder Auslagen vorhanden sind, prüfe diese in den entsprechenden Reitern
- Der Reiter Material zeigt Materialkosten mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Einzelpreis
- Der Reiter Fahrzeit zeigt Fahrtzeiten mit Strecke, Kilometern, Dauer und Fahrtrate
- Der Reiter Auslagen zeigt Ausgaben mit Typ, Beschreibung und Betrag
- In jedem Reiter kannst du mit dem Kontrollkästchen unter Verrechnen entscheiden, welche Posten auf die Rechnung gehen
Im Reiter Übersicht siehst du eine Zusammenfassung
- Die Tabelle zeigt für jeden Mitarbeiter die Gesamtarbeitszeit, Fahrtzeiten, Kilometer, Material- und Auslagenkosten
Klicke auf Speichern, um die Abrechnung zu speichern
Aufbau der Abrechnung
Die Abrechnung besteht aus mehreren Reitern:
- Übersicht: Zusammenfassung aller Mitarbeiter mit ihren Arbeitszeiten, Fahrtzeiten, Kilometern und Kosten
- Leistungen: Alle Arbeitsstunden mit Datum, Projekt, Mitarbeiter und Aufgabe – hier bestimmst du mit der Spalte Verrechnen, welche Stunden auf die Rechnung gehen
- Material: Materialkosten aus den Projektbuchungen (nur sichtbar, wenn Material erfasst wurde)
- Fahrzeit: Fahrtzeiten und Kilometer (nur sichtbar, wenn Fahrtzeiten erfasst wurden)
- Auslagen: Geschäftsausgaben wie Nebenkosten (nur sichtbar, wenn Auslagen erfasst wurden)
Was danach passiert
Deine Abrechnung ist nun gespeichert und erscheint in der Abrechnung-Übersicht. Von dort aus kannst du:
- Eine Kundenrechnung erstellen (Schaltfläche Rechnung erstellen) – sie wird dann als Rechnung im Modul Rechnungen angelegt
- Einen Leistungsnachweis ausdrucken (Schaltfläche Leistungsnachweis drucken), um deinem Kunden eine detaillierte Übersicht zu geben
- Die Abrechnung bearbeiten (Schaltfläche Bearbeiten), solange noch keine Rechnung dazu erstellt wurde
- Die Abrechnung löschen (Schaltfläche Projektabrechnung löschen), solange noch keine Rechnung dazu erstellt wurde
Mehr Informationen zu den einzelnen Positionen findest du unter Abrechnungspositionen bearbeiten.
Tipps und Hinweise
- Du kannst Positionen zusammenfügen, wenn sie zum selben Mitarbeiter und Projekt gehören: Markiere mehrere Positionen im Reiter Leistungen und klicke auf Projektbuchungen zusammenfügen
- Du kannst eine Position aufteilen, wenn sie mehrere unterschiedliche Aufgaben enthält: Klicke auf das Split-Symbol in der Zeile
- Alle Positionen, bei denen das Kontrollkästchen Verrechnen aktiviert ist, erscheinen später auf der Kundenrechnung – deaktiviere es für Arbeiten, die nicht abgerechnet werden sollen
- Sobald eine Rechnung aus der Abrechnung erstellt wurde, kannst du die Abrechnung nicht mehr bearbeiten oder löschen