Abrechnungspositionen bearbeiten

Hier bearbeitest du einzelne Positionen einer Projektabrechnung, fügst mehrere Buchungen zusammen oder teilst eine Position in kleinere Teile auf. Das ist hilfreich, wenn du Zeiteinträge nachträglich korrigieren, zusammenfassen oder aufschlüsseln musst.

So kommst du hierher

1. Klicke in der Seitenleiste auf Projekte > Projektabrechnungen.
2. Wähle eine Abrechnung aus der Liste.
3. Klicke auf eine Position, um sie zu bearbeiten, oder nutze die Funktionen zum Zusammenfügen oder Aufteilen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zum Verwalten von Projekten. Die Positionen, die du bearbeitest, müssen Teil einer Projektabrechnung sein.

So gehst du vor

Eine Position bearbeiten

1. Öffne die Abrechnung und klicke auf eine Position in der Liste, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen.
2. Datum: Trage das Datum der Buchung ein oder ändere es.
3. Tätigkeit: Wähle die Art der Tätigkeit aus – zum Beispiel eine bestimmte Leistung oder Aufgabentyp. Wenn du hier etwas änderst, wird automatisch der zugehörige Artikel aktualisiert.
4. Mitarbeiter: Wähle den Mitarbeiter aus, der diese Tätigkeit ausgeführt hat.
5. Zeitauswahl: Gib die Dauer in Minuten ein. Du kannst die Dauer direkt in das Feld Dauer in Minuten schreiben oder schnell vorgegebene Zeiten hinzufügen – die Schaltflächen 15 min, 30 min, 1 std, 2 std oder 4 std addieren zur bestehenden Zeit hinzu. Mit Reset stellst du die Dauer auf null.
6. Beschreibung: Ergänze oder bearbeite die Notiz zur Position.
7. Klicke Speichern.

Mehrere Buchungen zu einer Position zusammenfügen

Diese Funktion brauchst du, wenn ein Mitarbeiter mehrere kleine Zeiteinträge hat, die du zu einer Abrechnungsposition verbinden möchtest.

1. Öffne die Abrechnung. Oben rechts findest du den Bereich Projektbuchungen zusammenfügen.
2. Wähle einen Mitarbeiter aus.
3. Wähle dann das Projekt, für das die Buchungen zusammengefasst werden sollen.
4. Es erscheint eine Liste aller Buchungen dieses Mitarbeiters für dieses Projekt.
5. Markiere die Buchungen, die du zusammenfügen möchtest, indem du die Kästchen in der Liste ankreuzst. Du kannst auch das Kästchen in der Kopfzeile ankreuzen, um alle auf einmal auszuwählen.
6. Optional: Klicke Datum auf heute setzen, um allen markierten Buchungen das aktuelle Datum zuzuweisen.
7. Klicke Zusammenfügen. Die Dauer wird addiert, die Beschreibungen werden untereinander angefügt – vorausgesetzt, alle Buchungen haben die gleiche Tätigkeit.
   • Haben die Buchungen unterschiedliche Tätigkeiten, erscheint eine Fehlermeldung.
   • Alternativ: Klicke Automatisch zusammenfassen, um Buchungen automatisch nach ihrer Beschreibung zu gruppieren und zu vereinen.

Eine Position aufteilen

Diese Funktion brauchst du, wenn eine Position zu groß ist und du sie in mehrere kleinere Positionen aufschlüsseln möchtest – zum Beispiel um unterschiedliche Tätigkeiten innerhalb eines Zeitblocks einzeln zu erfassen.

1. Öffne die Abrechnung. Unten rechts findest du den Bereich Projektabrechnung.
2. Gib an, auf wie viele Positionen die große Position aufgeteilt werden soll (mindestens 2, höchstens 10).
3. Es erscheint eine Liste mit den neuen Teilpositionen. Die Dauer wird gleichmäßig verteilt.
4. Für jede Teilposition kannst du:
   • Die Dauer verändern, indem du auf die Zeile klickst und das Bearbeitungsfenster öffnest.
   • Die Beschreibung anpassen.
   • Die Markierung Verrechnen setzen oder löschen, um zu entscheiden, ob die Position dem Kunden in Rechnung gestellt wird.
   • Die Position löschen (Papierkorb-Schaltfläche).
5. Klicke Aufteilen, um die neuen Positionen zu speichern.

Aufbau des Bearbeitungsfensters

Das Fenster ist in drei Bereiche unterteilt:

• Projekt: Zeigt das Projekt und erlaubt keine Änderung.
• Zeitauswahl: Hier gibst du die Arbeitsdauer an. Schaltflächen ermöglichen schnelle Eingaben, das Eingabefeld akzeptiert beliebige Minuten.
• Notizen: Ein Textfeld für eine Beschreibung, die auf der Abrechnung sichtbar wird.

Die Liste beim Zusammenfügen zeigt folgende Spalten:

• Datum: Das Tagesdatum der Buchung.
• Projekt: Der Projektname.
• Mitarbeiter: Der Name des Mitarbeiters.
• Aufgabe: Die Beschreibung (falls vorhanden).
• Tätigkeit: Der Name der Leistungsart.
• Artikel: Die Artikelnummer und der Name.
• Dauer: Die gebuchte Zeit in Stunden und Minuten.

Was danach passiert

Nach dem Speichern kehrt das Fenster zu und deine Änderung wird in der Abrechnung angezeigt. Die Position ist jetzt mit den neuen Werten gespeichert.

Wenn du Positionen zusammengefügt oder aufgeteilt hast, wird die Übersicht automatisch aktualisiert. Die ursprüngliche Position verschwindet, und an ihrer Stelle erscheinen die zusammengefasste oder aufgeteilte Version.

Zum Weiterarbeiten mit der kompletten Abrechnung siehe Projektabrechnung erstellen und verwalten.

Tipps und Hinweise

• Zusammenfügen funktioniert nur bei gleicher Tätigkeit: Wenn die markierten Buchungen unterschiedliche Tätigkeiten haben, erscheint eine Fehlermeldung. Wende dich an die Projektleitung oder führe das Zusammenfügen mehrfach durch – jeweils nur mit Buchungen der gleichen Tätigkeit.
• Automatisches Zusammenfassen nutzen: Die Funktion Automatisch zusammenfassen gruppiert alle Positionen mit der gleichen Beschreibung, unabhängig vom Datum oder der Tätigkeit. Das ist praktisch, wenn du eine große Menge ähnlicher Einträge schnell vereinen möchtest.
• Aufteilen verteilt gleichmäßig: Wenn die Gesamtdauer nicht durch die Anzahl der Positionen aufgeht, wird jede Teilposition auf die nächsten 15 Minuten aufgerundet.
• Verrechnen-Markierung: Mit dieser Checkbox entscheidest du, ob eine Position dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Das ist z. B. wichtig für interne Tätigkeiten, die nicht abgerechnet werden sollen.