Ein neues Projekt anlegen

Du legst hier ein Projekt an, das als Grundlage für Zeitbuchungen, Materialerfassungen und Aufgaben dient. Du bestimmst, ob das Projekt einem Kunden verrechnet wird, und definierst Budgets für Zeit und Kosten.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Projekte
Klicke auf Verwaltung
Stelle sicher, dass die Registerkarte Projekt-Verwaltung aktiv ist
Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Projekten und musst einen Standort (Profit Center) haben, dem du das Projekt zuordnen kannst.

Aufbau des Eingabefensters

Das Fenster ist in drei Bereiche aufgeteilt:

Stammdaten: Hier trägst du Name, Standort, Kundenangaben und Budgets ein
Notizen: Platz für eine Projektbeschreibung
Mitarbeiter-Verwaltung und Tätigkeiten-Verwaltung: Hier verknüpfst du Mitarbeiter und definierst, welche Tätigkeiten auf diesem Projekt gebucht werden dürfen

So gehst du vor

Projekt-Name: Trage einen aussagekräftigen Namen ein, unter dem du das Projekt wiedererkennst. Dieses Feld ist Pflicht.
Standort: Wähle den Standort aus, dem das Projekt zugehört. Dieses Feld ist Pflicht. Sobald du hier einen Wechsel vornimmst, werden Mitarbeiter- und Tätigkeitszuweisungen geleert, da sie zum neuen Standort neu konfiguriert werden müssen.
Internes Projekt: Entscheide, ob dieses Projekt intern ist (wird nicht verrechnet) oder extern (mit Kundenverrechnung). Aktiviere den Schalter, wenn es sich um ein internes Projekt handelt. Wenn es nicht intern ist, erscheint das nächste Feld.
Kunde (nur bei externen Projekten): Wähle einen Kunden aus. Das Auswahlfeld wird nur angezeigt, wenn das Projekt nicht als intern gekennzeichnet ist.
Zeit-Budget (Stunden): Trage eine Stundenanzahl ein, um den zeitlichen Umfang des Projekts zu überwachen. Leer bedeutet: kein Zeitbudget gesetzt.
Fahrzeiterfassung: Schalte ein, wenn auf diesem Projekt gefahrene Kilometer verbucht werden dürfen.
Kilometergeld (€/km) (nur wenn Fahrzeiterfassung aktiv): Trage den Satz ein, nach dem Kilometer verrechnet werden.
Materialerfassung: Schalte ein, wenn Materialkosten verbucht werden dürfen.
Auslagenerfassung: Schalte ein, wenn Auslagen verbucht werden dürfen.
Kosten-Budget (€): Trage einen Betrag ein, um die Gesamtkostenbelastung zu begrenzen. Leer bedeutet: kein Kostenbudget.
Buchungs-Rundung (Minuten): Trage einen Wert ein, auf den Zeitbuchungen automatisch gerundet werden. Leer bedeutet: keine Rundung.
Beschreibung (im Bereich Notizen): Beschreibe den Inhalt oder besondere Merkmale des Projekts. Dieses Feld ist optional.
Mitarbeiter hinzufügen: Im Bereich Mitarbeiter-Verwaltung wählst du aus dem Auswahlfeld einen Mitarbeiter und klickst die Schaltfläche mit dem Pluszeichen. Der Mitarbeiter wird der Liste hinzugefügt und kann später Buchungen auf diesem Projekt erfassen. Du kannst ihn mit der Schaltfläche mit dem Papierkorb-Symbol wieder entfernen.
Tätigkeiten hinzufügen: Im Bereich Tätigkeiten-Verwaltung wählst du aus dem Auswahlfeld eine Tätigkeit und klickst die Schaltfläche mit dem Pluszeichen. Die Tätigkeit wird allen bereits hinzugefügten Mitarbeitern zugeordnet. Du kannst eine Tätigkeit später mit der Schaltfläche mit dem Papierkorb-Symbol wieder entfernen.
- Für jede Kombination aus Mitarbeiter und Tätigkeit kannst du einen Standardartikel auswählen. Dieser wird später vorgeschlagen, wenn dieser Mitarbeiter diese Tätigkeit bucht. Das Feld ist optional.
Klicke die Schaltfläche Speichern, um das Projekt anzulegen.

Was danach passiert

Das neue Projekt wird gespeichert und das Fenster schließt. Du siehst es sofort in der Projektliste. Das Projekt ist nun einsatzbereit: Mitarbeiter können Zeiten, Fahrtzeiten, Material und Auslagen buchen, und Aufgaben können erstellt werden.

Bevor du dein erstes Projekt anlegst, richte die verfügbaren Tätigkeiten ein, wenn du noch Tätigkeitsarten benötigst – diese brauchst du, um Buchungen den Tätigkeiten zuzuordnen.

Tipps und Hinweise

Standort wechseln: Der Standort lädt die verfügbaren Mitarbeiter und Artikel neu. Wenn du ihn änderst, gehen zugewiesene Mitarbeiter und Tätigkeiten verloren – speichere das Projekt vorher oder ändere den Standort am Ende.
Budget und Nachverfolgung: Stelle sicher, dass die Schalter für Fahrtzeit, Material und Auslagen aktiviert sind, wenn du diese Kostenarten später erfassen möchtest.
Mitarbeiter und Tätigkeiten sind unverzichtbar: Um Buchungen zu ermöglichen, müssen mindestens ein Mitarbeiter und eine Tätigkeit zugewiesen sein.
Artikel optional: Der Standardartikel ist eine Abkürzung beim Buchen – er ist aber nicht Pflicht. Mitarbeiter können beim Buchen auch einen anderen Artikel wählen.