Ein Arbeitszeitmodell anlegen oder ändern

Mit einem Arbeitszeitmodell legst du fest, wie viele Stunden pro Wochentag ein Mitarbeiter arbeitet. Du bestimmst auch, wann und wie Mitarbeiter ein- und ausstempeln dürfen, und welche automatischen Abläufe dabei ausgelöst werden. Später weist du diese Modelle deinen Mitarbeitern zu.

So kommst du hierher

Öffne das Menü Arbeitszeit in der linken Seitenleiste
Wähle Verwaltung und dann Arbeitszeitmodelle
Klicke auf Hinzufügen, um ein neues Modell zu erstellen, oder doppelklick auf ein bestehendes Modell, um es zu ändern

Voraussetzungen

Du brauchst das Modul CashPoint, falls du automatisches Ausstempeln bei Kassenabschluss nutzen möchtest. Sonst gibt es keine besonderen Anforderungen.

Aufbau des Fensters

Das Eingabefenster ist in mehrere Bereiche unterteilt:

Definition: Hier gibst du dem Modell einen Namen
Sollstunden: Du legst Rahmenwerte für die tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit fest, sowie automatische Ein- und Ausstempeln
Standortprüfung: Optional kannst du Ein- und Ausstempeln auf bestimmte Orte begrenzen (mit GPS-Überprüfung)
Mindestpausen: Du definierst, wann und wie lange eine Mindestpause sein muss
Einstempeln/Ausstempeln beschränken: Du wählst, ob und wie Ein- und Ausstempeln zeitlich begrenzt werden
Mitarbeiter: Hier siehst du und verwaltest, welche Mitarbeiter diesem Modell zugeordnet sind

So gehst du vor

Gib dem Modell einen Namen unter Definition im Feld Bezeichnung ein – zum Beispiel „Vollzeit" oder „Schichtbetrieb"
Stelle die Höchstarbeitszeiten unter Sollstunden ein:
- Bearbeitbare Tage in der Vergangenheit: Wie viele Tage rückwirkend dürfen Mitarbeiter ihre Zeiten noch ändern?
- Tägliche Höchstarbeitszeit: Wie viele Stunden darf ein Mitarbeiter maximal pro Tag arbeiten?
- Wöchentliche Höchstarbeitszeit: Wie viele Stunden darf ein Mitarbeiter maximal pro Woche arbeiten?
Richte automatische Abläufe ein – schalte die gewünschten Optionen ein:
- Automatisches Einstempeln bei Anmeldung: Mitarbeiter werden automatisch erfasst, wenn sie sich anmelden. Wenn aktiviert, kannst du weitere Optionen wie „Beschränken auf Arbeitszeit" oder „Nur am Desktop einstempeln" hinzufügen
- Automatisch Ausstempeln bei Kassenabschluss (nur wenn CashPoint-Modul aktiv): Mitarbeiter werden automatisch abgemeldet, wenn die Kasse geschlossen wird
- Automatisches Ausstempeln nach letzter Aktion: Offene Zeitbuchungen werden nachts automatisch beendet, und es wird die Zeit der letzten Systemaktivität als Ausstempel-Zeit verwendet
- Buchungen über Mitternacht erlauben: Wenn aktiv, kann eine Buchung von 18:00 bis 02:00 Uhr gehen und wird dem Starttag zugerechnet
Richte Standortprüfung ein (optional) unter Standortprüfung:
- Schalte Standort prüfen (Geolocation) ein, wenn Mitarbeiter nur an bestimmten Orten ein- und ausstempeln dürfen
- Klicke auf Standort hinzufügen und gib ein:
  - Bezeichnung: Ein Name für den Standort (z.B. „Zentrale", „Filiale")
  - Adresse: Suche die genaue Adresse über die Suchfunktion
  - Radius (m): In welchem Umkreis (in Metern) darf der Mitarbeiter sich befinden?
- Du kannst mehrere Standorte hinzufügen. Lösche einen Standort mit dem Löschen-Symbol
Definiere Mindestpausen unter Mindestpausen:
- Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Pausenregel anzulegen
- Trage ein:
  - Pausenlänge: Wie lange ist die Mindestpause?
  - Pause nach (Arbeitsstunden): Nach wie vielen Arbeitsstunden muss die Pause eintreten?
- Du kannst mehrere Regeln hinzufügen. Lösche eine Regel mit dem Löschen-Symbol
- Mindestpausen automatisch abziehen: Schalte dies ein, wenn Mindestpausen automatisch von der Arbeitszeit abgezogen werden sollen
- Mindestdauer der Pause: Wie lange muss ein Pausenblock mindestens sein, um als Pause anerkannt zu werden?
Stelle Ein- und Ausstempeln-Regeln unter Einstempeln/Ausstempeln beschränken ein. Wähle eine Option:
- Nicht eingeschränkt: Mitarbeiter können jederzeit ein- und ausstempeln
- Manuelle Eingabe: Du bestimmst feste Uhrzeiten. Wenn aktiviert:
  - Einstempeln beschränken: Schalte ein und gib einen frühesten Beginn an
  - Ausstempeln beschränken: Schalte ein und gib einen spätestens Ende an
- Nach Öffnungszeiten des Standortes: Ein- und Ausstempel-Zeiten folgen den Öffnungszeiten. Du kannst dann wählen, ob Ein- oder Ausstempeln zusätzlich beschränkt werden sollen
Weise Mitarbeiter zu (nur beim Bearbeiten, nicht beim Neu-Anlegen):
- Scrolle zum Bereich Mitarbeiter
- Schalte den Schalter neben einem Mitarbeiter ein, um ihn diesem Modell ab heute zuzuweisen
- Ein bereits zugewiesener Mitarbeiter kann hier nicht umgeschaltet werden – wechsel in sein Zielmodell, um ihn dorthin zu verschieben
Speichern: Klicke auf Speichern. Das System fragt dich zur Bestätigung. Nach dem Speichern schließt sich das Fenster, und du siehst die Modell-Liste wieder.

Was danach passiert

Das Arbeitszeitmodell ist jetzt gespeichert. Es erscheint in der Liste der Arbeitszeitmodelle. Mitarbeiter, denen du es zugewiesen hast, arbeiten ab sofort nach den Regeln dieses Modells. Ein- und Ausstempel-Vorgänge sowie Pausen werden automatisch nach deinen Vorgaben verwaltet.

Wenn Mitarbeiter bereits mit diesem Modell arbeiten, siehst du diese im Bereich Mitarbeiter – die Spalte zeigt ihre aktuelle Zuordnung. Das Modell steuert ihre Zeiterfassung automatisch.

Zeitbuchungsarten ergänzen das Modell: Damit legst du fest, welche besonderen Einträge (wie Homeoffice oder Krankenstand) Mitarbeiter buchen dürfen – zusätzlich zu ihrer normalen Arbeitszeit.

Tipps und Hinweise

Modell-Wechsel: Wenn du einen Mitarbeiter einem anderen Modell zuordnen willst, öffne das neue Modell und schalte seinen Schalter dort ein. Das alte Modell wird automatisch überschrieben.
Standort-Suche: Die Adresssuche funktioniert nur, wenn du die Vorschläge aus dem Auswahlfeld auswählst. Nur dann werden die GPS-Koordinaten richtig übernommen.
Automatisches Ausstempeln nach letzter Aktion: Diese Funktion füllt offene Buchungen vergangener Tage nachts auf. Das ist sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter vergessen hat auszustempeln.
Pausen-Automatik: Wenn du „Mindestpausen automatisch abziehen" aktivierst, wird die Pausenzeit automatisch von der Arbeitszeit abgezogen – der Mitarbeiter muss nicht selbst pausieren.
Systemarten: Zeitbuchungsarten, die grau angezeigt werden, sind Systemvorgaben und können nicht bearbeitet werden.