Arbeitszeit-Antrag genehmigen oder ablehnen

Du prüfst eingegangene Anträge von Mitarbeitern (Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich und andere Zeitbuchungen) und genehmigst oder lehnst sie ab. Die Genehmigung aktiviert die Zeitbuchung; eine Ablehnung sperrt sie.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü Arbeitszeit in der Seitenleiste
2. Wähle Verwaltung → Offene Anträge

Dort siehst du eine Liste aller eingegangenen, noch nicht bearbeiteten Anträge.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Zeitbuchungen. Weitere Details zur Antragsverwaltung findest du dort.

Aufbau der Antragsliste

Die Tabelle zeigt alle offenen Anträge von Mitarbeitern. Jede Zeile enthält:

• Erstellt am: Datum, an dem der Mitarbeiter den Antrag eingereicht hat
• Bild: Profilbild des Mitarbeiters (Initialen als Fallback)
• Personal-Nr.: Die Personalnummer des Antragstellers
• Mitarbeiter: Name des Mitarbeiters
• Art: Typ der Zeitbuchung mit Symbol
• Vom/Von und Bis/Dauer: Zeitraum oder Dauer des beantragten Zeitraums
• Status: Zeigt „Antrag gestellt" für offene Anträge
• Bearbeitet von: Leer bei noch offenen Anträgen

Oben in der Toolbar findest du die Schaltfläche Markierte Anträge genehmigen, um mehrere Anträge auf einmal zu bearbeiten.

So gehst du vor

Einen einzelnen Antrag bearbeiten

1. Klicke in der Zeile des Antrags auf die Schaltfläche mit dem Antwort-Symbol (rechts am Zeilenende), oder doppelklicke auf die Zeile.

   Ein Fenster öffnet sich mit den Details des Antrags.

2. Prüfe die Antragsdaten:

   • Oben siehst du den Namen und die Personalnummer des Antragstellers
   • Im Bereich Antragsteller wird angezeigt, wie viele Urlaubstage bereits verbraucht sind, wie viel Resturlaub verfügbar ist und der aktuelle Überstundensaldo
   • Im Bereich Details findest du den genauen Zeitraum, die Art der Zeitbuchung und eventuelle Bemerkungen des Mitarbeiters
   • Wenn der Antrag eine Änderung an einer bereits gebuchten Zeit betrifft, werden die alte Buchung (mit rotem Rahmen) und die neue Buchung (mit grünem Rahmen) untereinander angezeigt
   • Im Bereich Überschneidungen (nur für Urlaub, Unterbrechungen und unbezahlte Abwesenheit) siehst du, ob ein anderer Mitarbeiter im selben Zeitraum abwesend ist

3. Genehmige oder lehne ab:

   • Klicke Genehmigen, um den Antrag zu akzeptieren
   • Klicke Ablehnen, um den Antrag zu verweigern
   • Ein Bestätigungsfenster fragt nach, ob du sicher bist

   Nach der Bestätigung schließt sich das Fenster und die Liste wird aktualisiert. Der Antrag wechselt in den Status „Antrag genehmigt" oder „Antrag abgelehnt".

Mehrere Anträge auf einmal genehmigen

1. Markiere jeden Antrag, den du genehmigen möchtest, über die Checkbox am Anfang der Zeile.

   Oben rechts in der Toolbar siehst du die Schaltfläche Markierte Anträge genehmigen (grün).

2. Klicke auf Markierte Anträge genehmigen.

3. Bestätige die Sicherheitsabfrage mit Ja.

   Alle markierten Anträge werden sofort genehmigt und die Liste aktualisiert sich.

Was danach passiert

Nach der Genehmigung wird der Antrag in die Zeitbuchung des Mitarbeiters übernommen. Der Status wechselt zu „Antrag genehmigt", und in der Spalte Bearbeitet von wird dein Name eingetragen.

Genehmigte Anträge verschwinden aus der Ansicht „Offene Anträge" und erscheinen in der Ansicht Bearbeitete Anträge (über die Registerkarten erreichbar). Dort kannst du genehmigte Anträge später noch einsehen oder – sofern die Zeitbuchung noch nicht begonnen hat – stornieren.

Bei Urlaubsanträgen wird automatisch der verfügbare Resturlaub des Mitarbeiters reduziert.

Tipps und Hinweise

• Zeitliche Konflikte prüfen: Im Bereich Überschneidungen siehst du sofort, wenn ein Kollege im gleichen Zeitraum bereits abwesend ist. Das hilft dir, Personalengpässe zu erkennen.

• Rückgängigmachen: Genehmigte Anträge lassen sich über die Ansicht Bearbeitete Anträge stornieren – aber nur, wenn der Zeitraum noch nicht begonnen hat.

• Sammelgenehmigung spart Zeit: Bei vielen offenen Anträgen markierst du alle ähnliche Anträge (z. B. alle Krankmeldungen) und genehmigst sie zusammen.

• Bemerkungen beachten: Manche Mitarbeiter fügen Bemerkungen oder Dokumente (z. B. ärztliche Bescheinigung) hinzu. Diese findest du im Fenster des Antrags und sollten deine Entscheidung unterstützen.