Zahlungsarten und Steuersätze einrichten

Du definierst hier die Zahlungsmethoden (Barzahlung, Karte, Überweisung usw.) und Steuersätze (z.B. 20%, 10%), die du später an Kasse, Rechnungen und Artikel bindest. Die Einrichtung ist Grundlage für alle Verkaufs- und Buchhaltungsvorgänge.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle System > Kontenrahmen. In der linken Spalte findest du unter KASSE & ZAHLUNG den Punkt Zahlungsmethoden. Von dort aus erreichst du auch die Steuersätze über den entsprechenden Menüpunkt in der gleichen Gruppe.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Zahlungsarten und Steuersätze können jederzeit angelegt werden.

Aufbau der Übersicht

Du siehst zwei Listen:

Zahlungsmethoden: Spalten zeigen Name, ob es sich um eine negative Zahlung, Barzahlung oder neutrale Zahlung handelt. Für vordefinierte Systemarten (z.B. Bankelzug, Barauszahlung) ist die Bearbeitung gesperrt. Eigene Arten kannst du bearbeiten oder dich doppelt anklicken.

Steuersätze: Spalten zeigen Bezeichnung, Steuersatz in Prozent, ob es der Standard-Steuersatz ist, und wie viele Artikel diesen Satz verwenden. Du kannst archivierten Einträge anzeigen oder verbergen.

So gehst du vor

Zahlungsmethode hinzufügen oder bearbeiten

1. Klicke in der Zahlungsmethoden-Liste auf die Schaltfläche Hinzufügen.

2. Im Fenster Neue Zahlungsmethode füllst du folgende Felder aus:

   • Name: Gib eine Bezeichnung ein, unter der du die Zahlungsart erkennst (z.B. "Kreditkarte", "PayPal").
   • Zahlungsart: Wähle aus dem Auswahlfeld, welcher Kategorie die Zahlungsart angehört (z.B. Banküberweisung, Barauszahlung). Systemarten können nicht geändert werden.

3. Mit den Schiebern legst du fest:

   • Negative Zahlung: Aktivieren, wenn diese Zahlungsart Rückzahlungen darstellt (z.B. Rückerstattungen).
   • Physikalischer Geldfluss: Aktivieren für Zahlungen, bei denen tatsächlich Geld den Betrieb verlässt oder kommt (z.B. Barzahlung, nicht aber Gutscheine).
   • Neutrale Zahlung: Aktivieren für Zahlungen, die weder Einnahme noch Ausgabe sind (z.B. Gutscheinausstellung).

4. Optional: Wähle eine Farbe und ein Icon zur visuellen Unterscheidung in der Kasse.

5. Nur bei eigenen Zahlungsarten: Unter Verfügbar für bestimmst du, in welchen Bereichen die Zahlungsart verwendet werden darf:

   • Verbuchung eingegangener Zahlungen: Für Kundenzahlungen auf Rechnungen
   • Zahlung von Eingangsrechnungen: Zum Bezahlen von Lieferantenrechnungen
   • Zahlung in Kasse: Für Kassenvorgänge

6. Scrolle nach unten zum Bereich Buchhaltung (falls noch keine Konten zugeordnet sind, wird ein Hinweis angezeigt). Hier ordnest du optional Konten zu – das ist für die Buchhaltung wichtig, aber nicht zwingend beim ersten Anlegen.

7. Klicke Speichern. Die Zahlungsmethode ist jetzt verfügbar.

Steuersatz hinzufügen oder bearbeiten

1. Klicke in der Steuersätze-Liste auf die Schaltfläche Hinzufügen.

2. Im Fenster Neuer Steuersatz füllst du aus:

   • Steuer-Bezeichnung: Gib einen Namen ein, z.B. "Normalsteuersatz", "Ermäßigt" oder eine Beschreibung mit dem Prozentsatz.
   • Steuersatz in Prozent: Trag den Prozentsatz ein (z.B. 20, 10, 0).
   • Standard-Steuersatz: Schalte den Schieber um, wenn dies der vorgegebene Steuersatz für neue Artikel sein soll.

3. Optional: Im Feld Steuercode für Buchhaltungsexport kannst du einen Code eintragen, den dein Buchhaltungsprogramm versteht (z.B. 81 oder 87 für 0-%-Sätze). Ohne Eintrag wird ein Code automatisch ermittelt.

4. Optional: Wähle im Feld Standard-Erlöskonto ein Konto aus, das automatisch beim Buchhaltungsexport verwendet wird, falls Artikel oder deren Kategorie kein eigenes Erlöskonto haben.

5. Klicke Speichern. Der Steuersatz ist jetzt verfügbar.

Steuersatz bearbeiten oder archivieren

• Bearbeiten: Doppelklick auf einen Steuersatz in der Liste oder klick auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Icon). Änderungen speichern mit Speichern.
• Archivieren: Klick auf die Schaltfläche Archivieren (Kisten-Icon). Der Satz bleibt in der Buchhaltung erhalten, wird aber nicht mehr für neue Artikel vorgeschlagen.
• Wiederherstellen: Aktiviere oben rechts die Option Zeige archivierte Einträge, wähle einen archivierten Steuersatz und klick auf Wiederherstellen.

Was danach passiert

Gespeicherte Zahlungsmethoden stehen sofort in der Kasse und bei Rechnungen zur Verfügung – jeweils nur dort, wo du sie freigegeben hast. Steuersätze kannst du ab sofort Artikeln zuweisen. Der Standard-Steuersatz wird automatisch für neue Artikel vorgeschlagen.

Zahlungsmethoden und Steuersätze beeinflussen auch die Buchführung: Für die korrekte Verbuchung ordnest du ihnen Konten zu. Weitere Informationen dazu findest du unter Kontenrahmen verwalten.

Tipps und Hinweise

• Systemarten sperren: Vordefinierte Zahlungsarten (z.B. Bankelzug, Barauszahlung) kannst du nicht bearbeiten oder löschen – sie sind zwingend für das System. Du kannst aber zusätzliche eigene Arten anlegen.
• Farbe und Icon: Diese helfen dir und deinen Mitarbeitern, Zahlungsarten auf einen Blick zu erkennen – besonders in der Kasse wichtig.
• Neutral vs. negativ: Neutrale Zahlungen (z.B. Gutscheinausstellung) erhöhen oder senken nicht die Kasse; negative Zahlungen (z.B. Rückerstattung) verringern sie.
• Artikel ohne Steuersatz: Wenn du keinen Standard-Steuersatz bestimmst, musst du beim Anlegen jedes Artikels manuell einen Satz wählen.
• Gelöschte Steuersätze: Artikel, die einen archivierten Steuersatz verwenden, behalten diesen – Archivierung wirkt sich nicht auf bestehende Daten aus.