Tischreservierung annehmen

Du nimmst eine neue Tischreservierung auf oder bearbeitest eine vorhandene. Dabei legst du fest, wie viele Personen kommen, wann sie eintreffen, wie lange sie bleiben, welche Tische verfügbar sind, und erfasst die Kontaktdaten des Gastes – oder markierst ihn als Walk-In.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Gastro-Reservierungen. Wechsle zur richtigen Betriebsstätte über die Registerkarten oben, falls mehrere vorhanden sind.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht „Gastro anzeigen". Das Restaurant muss mindestens einen Raum mit Tischen haben.

So gehst du vor

1. Klicke auf die Schaltfläche Reservierung, um eine neue Buchung anzulegen.

   Die Eingabemaske öffnet sich. Du siehst zwei Schalter: Reservierung (für angemeldete Gäste) und Walk-In (für Laufkunden). Je nach Auswahl verändern sich die verfügbaren Felder.

2. Wähle zuerst Reservierung oder Walk-In.

3. Unter Wann & Wie viele legst du die Basics fest:

   • Personen: Klicke auf die Anzahl zwischen 1 und 10, oder drücke 10+ und trage die genaue Zahl ein.
   • Datum: Wähle einen Tag aus – mindestens heute, höchstens so viele Wochen in der Zukunft wie im Restaurant eingestellt.
   • Uhrzeit: Setze die Ankunftszeit. Für heute wird mindestens die aktuelle Zeit angeboten.
   • Aufenthaltsdauer: Wähle 30 min, 1 Std, 1,5 Std oder 2 Std – oder drücke Andere und stelle eine Dauer nach Bedarf ein.

   Sobald du alle vier Angaben gemacht hast, prüft weboffice, welche Tische verfügbar sind. Gibt es Plätze, zeigt die nächste Sektion freie Tische. Gibt es keine, siehst du KEIN PLATZ VERFÜGBAR – du kannst dann mit den Pfeilen einen anderen Tag versuchen.

4. Tische auswählen: Sobald Plätze verfügbar sind, erscheint eine Übersicht der Räume und freien Tische.

   • Ein Stern kennzeichnet den weboffice-Vorschlag.
   • Klicke auf einzelne Tische, um sie auszuwählen (ein Häkchen erscheint). Du kannst mehrere Tische kombinieren, solange nicht genug freie Plätze übrig sind.
   • Alternativ: Klicke auf eine Tischkombination (mehrere Tische als vordefinierte Gruppe), um alle auf einmal zu buchen.
   • Wechsle zwischen Räumen, wenn dein Restaurant mehrere hat, über die Schalter oben in dieser Sektion.

   Du musst mindestens einen Tisch auswählen, bevor du speichern kannst.

5. Kontaktdaten (nur bei Reservierung, nicht bei Walk-In):

   • Herkunft: Wähle, woher die Anfrage kommt – z. B. Telefon, Online, E-Mail, KI-Assistent oder andere.
   • Kunde: Suche einen bestehenden Kunden oder lasse ihn leer.
   • Wenn kein Kunde gewählt ist, erscheinen Felder für Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail. Sobald du etwas einträgst, schlägt weboffice vor, falls ein passender Kunde in der Datenbank existiert.
   • Notiz (optional): Allergien, Sonderwünsche oder andere Anmerkungen.

   Bei Walk-In siehst du nur das Feld Notiz.

6. Klicke auf Speichern. Die Reservierung wird angelegt und erscheint sofort in der Übersicht des gewählten Tages.

Aufbau der Seite

Menüleiste oben:

• Einstellungen (Zahnradsymbol): Kalender zur Datumsauswahl, Schalter für horizontale Ansicht, Stornierungen anzeigen, grafischer Plan und Raumgruppierung.
• Vorheriger/Nächster Tag: Springt um einen Tag vor oder zurück.
• Heute: Kehrt zum aktuellen Tag zurück.
• Reservierung (grün): Neue Buchung anlegen.
• Alle Reservierungen: Zeigt sämtliche (auch alte) Reservierungen.
• Offene Anfragen (falls aktiviert): Listet Reservierungen, die noch nicht bestätigt sind – mit Anzahl.
• Suchfeld: Suche nach Gästename.

Hauptbereich:

• Tagesübersicht: Zeigt Anzahl Personen und Reservierungen für den gewählten Tag.
• Reservierungsliste (links): Alle Reservierungen des Tages, sortierbar nach Raum, mit Status und Kontaktdaten.
• Grafischer Plan (rechts, wenn aktiviert): Visuelle Darstellung der Tische und belegten Plätze im Grundriss.

Was danach passiert

Die Reservierung wird gespeichert und mit einem eindeutigen Status (z. B. „offen" oder „bestätigt") in der Tagesübersicht angezeigt. Du siehst sie sofort in der Liste oder im grafischen Plan.

Später kannst du die Reservierung bearbeiten, den Status ändern (bestätigt, storniert, erledigt, No-Show) oder den Gast beim Eintreffen erfassen. Siehe auch Gast als eingetroffen markieren.

Für weitere Funktionen wie Reservierungen verschieben, tauschen oder übersichtliche Verwaltung aller Anfragen, siehe Weitere Fenster und Dialoge.

Tipps und Hinweise

• Tische kombinieren: Wenn 5 Personen kommen und du einen 4er und einen 2er Tisch hast, wähle beide – weboffice rechnet automatisch vor, wie viele Plätze übrig bleiben oder fehlen.
• Automatische Kundenvorschläge: Trägst du bei einer neuen Reservierung Name, Telefon oder E-Mail ein, die bereits in der Datenbank existieren, fragt weboffice nach, ob es den bekannten Kunden zuordnen soll.
• Sperrtage: Manche Tage können als geschlossen markiert sein – dann ist eine Reservierung nicht möglich, und du siehst einen roten Hinweis.
• Walk-In vs. Reservierung: Walk-Ins erhalten keine Kontaktfelder und sind oft nur für den aktuellen Tag sichtbar – das unterscheidet sie von angemeldeten Gästen.
• Ohne Tischzuweisung speichern: Das ist nicht möglich. Wähle mindestens einen Tisch, bevor du auf Speichern klickst.