Reservierung aufnehmen

Du nimmst eine neue Tischreservierung auf, wenn ein Gast anruft, online bucht oder spontan erscheint. Dabei legst du fest, für wie viele Personen, wann und an welchem Tisch reserviert wird.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Gastro-Reservierungen. Du landest in der Tagesübersicht des Restaurants. Klicke auf die Schaltfläche Reservierung, um eine neue Reservierung zu starten.

Voraussetzungen

Das Restaurant muss mindestens einen Raum mit Tischen haben. Du brauchst die Berechtigung zum Verwalten von Gastro-Funktionen.

Aufbau des Eingabefensters

Das Fenster ist in drei Bereiche aufgebaut:

Reservierung / Walk-In: Wähle, ob es sich um eine Reservierung mit Kundendaten (Telefon, E-Mail) oder um einen spontanen Gast handelt.
Wann & Wie viele: Datum, Uhrzeit, Personenanzahl und geschätzte Aufenthaltsdauer – hier legst du fest, wann und wie lange der Gast kommt.
Kontakt (nur bei Reservierungen): Herkunft der Buchung, Kundenname und -nummer, Telefon, E-Mail, optionale Notiz.
Tischauswahl: Sobald Datum, Uhrzeit, Personenanzahl und Dauer vollständig sind, zeigt das Fenster verfügbare Tische und Tischkombinationen.

So gehst du vor

Reservierungsart wählen: Klicke auf Reservierung (für Gäste mit Kontaktdaten) oder Walk-In (für spontane Gäste ohne Vorankündigung). Bei Walk-In entfallen alle Felder für Kundendaten.
Personenanzahl wählen: Klicke auf die Schaltfläche mit der gewünschten Anzahl (1 bis 10). Für mehr als 10 Personen klicke auf 10+ und trage die genaue Anzahl ein.
Datum eintragen:
- Datum: Wähle das Reservierungsdatum. Du kannst nur Daten wählen, die mindestens heute oder später liegen. Das Restaurant legt fest, wie viele Wochen im Voraus reserviert werden kann.
Uhrzeit eintragen:
- Uhrzeit: Gib die gewünschte Ankunftszeit ein. Ist das Reservierungsdatum heute, kannst du nur eine Zeit wählen, die in der Zukunft liegt.
Aufenthaltsdauer festlegen: Klicke auf 30 min, 1 Std, 1,5 Std oder 2 Std – das ist die geschätzte Zeit, die der Gast am Tisch verbringt. Für eine andere Dauer klicke auf Andere und gib die Zeit manuell ein.

Das System prüft danach automatisch, welche Tische in diesem Zeitfenster frei sind. Wenn kein Platz verfügbar ist, erscheint eine Fehlermeldung – du kannst dann einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit versuchen.
Tische oder Tischkombination wählen (nur falls Platz verfügbar ist):
- Jeder Tisch zeigt seine Nummer und Platzanzahl.
- Ein Stern kennzeichnet die empfohlene Auswahl (passend zur Personenanzahl).
- Wähle einen Tisch oder mehrere einzelne Tische, indem du auf sie klickst. Oder wähle eine vorbereitete Tischkombination (z.B. „Tische T5+T6").
- Hat das Restaurant mehrere Räume, kannst du oben zwischen ihnen wechseln.
Kundendaten eintragen (nur bei Reservierung, nicht bei Walk-In):
- Herkunft: Wähle, woher die Reservierung kommt (Telefon-Reservierung, E-Mail, Online-Reservierung, KI-Assistent, Sonstiges).
- Kunde: Suche einen bestehenden Kunden raus oder lasse ihn automatisch erkennen: Trage Vorname, Nachname, Telefonnummer und/oder E-Mail ein. Wenn eine Übereinstimmung mit einem existierenden Kunden gefunden wird, bietet dir das System an, diesen zuzuordnen.
- Notiz (optional): Besondere Wünsche oder Anmerkungen (z.B. „Allergien beachten", „Überraschung geplant").

Was danach passiert

Sobald alles ausgefüllt und mindestens ein Tisch gewählt ist, wird die Schaltfläche Speichern aktiv. Klicke sie, um die Reservierung zu speichern.

Die Reservierung wird in der Tagesübersicht angezeigt. Sie hat zunächst den Status Ausstehend oder Bestätigt – je nachdem, ob das Restaurant neue Reservierungen automatisch bestätigt.

Als nächstes kannst du die Reservierung in der Liste sehen und weitere Maßnahmen einleiten: den Status ändern (bestätigen, stornieren, als erledigt markieren) oder später bearbeiten. Wenn der Gast eintrifft, markierst du ihn über Gast ist eingetroffen.

Tipps und Hinweise

Verfügbarkeit prüfen: Das System zeigt dir die Verfügbarkeit erst an, wenn du Datum, Uhrzeit, Personenanzahl und Dauer eingetragen hast. Nutze die Schaltflächen Vorheriger Tag und Nächster Tag, um schnell einen anderen Tag zu versuchen, falls kein Platz frei ist.
Kundendaten sparen Zeit: Wenn du eine Reservierung mit Telefonnummer oder E-Mail aufnimmst, erkennt das System automatisch, ob dieser Gast schon in der Datenbank existiert, und schlägt ihn vor. Das vermeidet doppelte Kundendaten.
Walk-In vs. Reservierung: Walk-In-Gäste brauchen keine Kontaktdaten – verwende diese Kategorie nur, wenn der Gast spontan kommt und nicht vorher angerufen oder gebucht hat.
Tischkombinationen: Wenn mehrere Tische aneinander passen, sind Kombinationen vordefiniert. Es ist oft besser, eine Kombination zu wählen, statt einzelne Tische manuell zu addieren.
Bearbeitung später: Reservierungen sind bearbeitbar, solange sie nicht erledigt, storniert oder als No-Show markiert sind. Weitere Details zu Verwaltung und Statusänderungen findest du unter weitere Fenster und Dialoge.