Projektabrechnung erstellen

Du stellst hier aus deinen Projektbuchungen eine Abrechnung zusammen – das ist die Grundlage für eine Rechnung an deinen Kunden. Du wählst die Leistungen aus, prüfst die Zeiten und Beträge, und speicherst alles zusammen mit Materialien, Fahrtzeiten und Auslagen.

So kommst du hierher

Öffne das Menü Projekte und wähle Projektabrechnungen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Modul Projekte.
Es müssen bereits Projektbuchungen für einen Kunden vorhanden sein.
Wurde bei der Kundenverwaltung hinterlegt, dass es offene Projektbuchungen gibt, werden nur diese Kunden in der Auswahl angezeigt.

Aufbau der Übersicht

Die Liste zeigt alle Abrechnungen, die du bereits erstellt hast. Jede Zeile enthält das Abrechnungsdatum, den Mitarbeiter, den Kunden, die beteiligten Projekte und die Gesamtdauer aller Leistungen. In der Aktionsspalte kannst du eine Abrechnung bearbeiten, den Leistungsnachweis drucken, eine Rechnung daraus erstellen oder die Abrechnung löschen.

So gehst du vor

Klick auf Hinzufügen, um eine neue Abrechnung zu starten.
Wähle das Abrechnungsdatum – das ist der Tag, auf den die Rechnung datiert wird.
Wähle den Kunden aus. Das Auswahlfeld zeigt nur Kunden mit offenen Projektbuchungen.
Ein neuer Bereich öffnet sich: Wähle die Registerkarte Leistungen.
Klick auf Projektbuchungen hinzufügen. Ein Fenster mit allen verfügbaren Projektbuchungen öffnet sich.
- Projekt (oben): Filtere nach einem bestimmten Projekt, wenn du nur dessen Buchungen sehen möchtest. Lass das Feld leer, um alle Projekte zu sehen.
- Die Liste zeigt Datum, Projekt, Mitarbeiter, Dauer, Aufgabe, Tätigkeit und Artikel für jede Buchung.
- Markiere die Kästchen neben den Buchungen, die du in die Abrechnung aufnehmen möchtest. Mit dem Kästchen im Kopf der Liste markierst du alle sichtbaren Buchungen auf einmal.
- Klick auf Speichern, um die ausgewählten Buchungen zur Abrechnung hinzuzufügen.
Zurück in der Abrechnung: Die Buchungen erscheinen jetzt in der Liste unter Leistungen. Prüfe hier:
- Dauer: Überprüfe, ob die Zeiten richtig sind. Bearbeite oder lösche falsche Einträge mit den Schaltflächen am Ende der Zeile.
- Verrechnen: Aktiviere das Kästchen, wenn diese Leistung dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll.
- Du kannst mehrere Buchungen zusammenfassen mit Projektbuchungen zusammenfügen (mindestens zwei müssen ausgewählt sein) oder eine Buchung mit Aufteilen zerlegen.
Die Registerkarte Übersicht zeigt dir eine Zusammenfassung pro Mitarbeiter: Arbeitszeit, und falls konfiguriert, auch Fahrzeit und Material.
Falls konfiguriert, prüfe auch die Registerkarten Material, Fahrzeit und Auslagen. Diese wurden beim Hinzufügen der Buchungen automatisch übernommen:
- Markiere das Kästchen Verrechnen für jeden Posten, den der Kunde zahlen soll.
- Lösche Positionen, die nicht in die Rechnung gehören.
Klick auf Speichern, um die Abrechnung zu speichern.

Was danach passiert

Die Abrechnung wird gespeichert und erscheint jetzt in der Übersicht. Du kannst sie jetzt:

Bearbeiten: Klick auf die Zeile oder die Schaltfläche Bearbeiten, um Positionen zu ändern (so lange daraus noch keine Rechnung erstellt wurde).
Leistungsnachweis drucken: Die Schaltfläche Leistungsnachweis drucken erzeugt ein Dokument mit allen Buchungen, das du dem Kunden übergeben kannst.
Rechnung erstellen (wenn das Modul Rechnungen freigeschaltet ist): Die Schaltfläche Rechnung erstellen wandelt die Abrechnung in eine Kundenrechnung um. Nach dieser Umwandlung kannst du die Abrechnung nicht mehr bearbeiten oder löschen.
Löschen: Vor der Rechnungserstellung kannst du die Abrechnung jederzeit löschen.

Tipps und Hinweise

Mehrere Projekte gleichzeitig: Wenn ein Kunde mehrere Projekte hat, kannst du alle Buchungen auf einmal in eine Abrechnung aufnehmen oder sie in separate Abrechnungen aufteilen – je nach deinen Vereinbarungen mit dem Kunden.
Einzelne Leistung prüfen: Doppelklick auf eine Zeile in den Leistungen öffnet ein Bearbeitungsfenster, in dem du Beschreibungen, Mengen oder Preise anpassen kannst.
Sammelabrechnung: Die Schaltfläche Sammelabrechnung fasst mehrere bestehende Abrechnungen zu einer Rechnung zusammen, ohne sie einzeln zu bearbeiten.