Positionen in Angeboten und Rechnungen hinzufügen und bearbeiten

Jede Position in einem Angebot oder einer Rechnung beschreibt einen Artikel, eine Dienstleistung oder einen Textblock. Hier fügst du Positionen hinzu, änderst Mengen und Preise, oder löschst sie wieder.

Voraussetzungen

Ein Angebot oder eine Rechnung muss bereits geöffnet sein.

Aufbau der Positionseite

Die Seite zeigt oben eine Werkzeugleiste mit Schaltflächen zum Verschieben, Duplizieren und Löschen der Position. Darunter sind alle Eingabefelder der Position gruppiert:

Position: hier wählst du einen Artikel oder gibst eine freie Beschreibung ein
Positionstext: eine zusätzliche Notiz zur Position, die auch auf dem Beleg erscheint
Menge: die Anzahl oder Menge des Artikels
Mitarbeiter (falls relevant): wer diese Leistung erbracht hat
Maßeinheit (falls relevant): z. B. Stunden, Kilogramm
Preis: der Einzelpreis und die Steuersätze
Rabatt (falls erlaubt): prozentual oder als Betrag
Selbstbehalt (nur für Ärzte und Zahnärzte): Regelung für Zuzahlungen

Am unteren Ende siehst du die Gesamtsumme dieser Position.

So gehst du vor

Artikel oder Text auswählen

Im Bereich Position öffnest du das Auswahlfeld unter dem Warenkorbsymbol. Dort stehen alle Artikel deiner Datenbank zur Verfügung, sowie die Optionen Freier Artikel (für individuelle Beschreibungen ohne Stammdaten) und Textposition (für reine Informationstexte ohne Preis).
Wählst du einen Artikel aus der Datenbank, wird sein Standard-Positionstext und sein Verkaufspreis automatisch übernommen. Wenn dieser Artikel in Varianten vorkommt, fragt das Programm dich, welche Variante du meinst.
Menge: wird automatisch auf 1 gesetzt, kannst du aber sofort ändern. Ist ein Artikel ausgeglichen (z. B. weil eine bestimmte Liefermenge bereits verplant ist), kannst du die Menge nicht ändern – das zeigt dir das Feld an.
Hast du mehrere Artikel auf einmal gesucht und hinzugefügt (über die Suchfunktion), wird für jeden eine neue Position angelegt.

Menge als optional kennzeichnen

Wenn du die Schaltfläche Optional drückst, wird die Menge auf 0 gesetzt. Die Position bleibt im Beleg sichtbar und bearbeitbar – der Kunde sieht sie aber nicht. Das ist sinnvoll, wenn du mehrere Varianten anbieten möchtest und der Kunde nur eine davon bestellen soll.

Mitarbeiter und Maßeinheit (falls nötig)

Ist dein Betrieb mehreren Gewinnzentren zugeordnet, kannst du hier einen Mitarbeiter eintragen, dem die Position zugeordnet wird. Die Maßeinheit erscheint nur bei Artikeln, die mit einer Maßeinheit hinterlegt sind.

Preis und Steuersatz anpassen

Im Bereich Preis siehst du den Einzelpreis. Wenn für diesen Kunden ein abweichender Preis hinterlegt ist, wird er hier angeboten und bereits übernommen – du kannst jederzeit auf den Standard-Verkaufspreis zurückwechseln.

Preis ändern: trage einen neuen Wert ein (Netto oder Brutto, je nach Art des Belegs). Das Programm merkt sich, dass es ein angepasster Preis ist.
Steuersatz: wähle den passenden Satz. Ist der Artikel mit "Selbstbehalt" gekennzeichnet und dieser aktiviert, wird der Steuersatz automatisch auf steuerfrei gesetzt.

Rabatt vergeben (falls erlaubt)

Ist der Artikel nicht rabattgesperrt, kannst du im Bereich Rabatt einen Rabatt vergeben:

Schalte zwischen Prozent und Betrag um, je nachdem, was du eintragen möchtest. Der jeweils andere Wert wird automatisch berechnet.
Wenn du einen Betrag eingibst, darfst du die Gesamtsumme der Position nicht überschreiten.

Manche Artikel sind rabattgesperrt – dann ist dieser Bereich nicht verfügbar.

Positionstext ergänzen oder ändern

Der Positionstext ist das, was der Kunde auf dem Beleg sieht. Bei Artikeln wird der Standard-Text übernommen, du kannst ihn aber ändern oder ergänzen. Der Text unterstützt auch Formatierungen wie Fettdruck und Aufzählungen.

Position verschieben, duplizieren oder löschen

Oben in der Werkzeugleiste:

Nach oben / Nach unten: verschiebt die Position in der Liste (wichtig, wenn mehrere Positionen hintereinander gehören)
Duplizieren: erstellt eine Kopie dieser Position mit allen Einstellungen. Das ist praktisch, wenn du mehrmals ähnliche Artikel brauchst.
Löschen: entfernt die Position aus dem Beleg. Das Programm fragt vor dem Löschen nach einer Bestätigung.

Diese Schaltflächen sind grau, wenn du die Seite nicht bearbeiten darfst.

Was danach passiert

Wenn du eine Einstellung änderst, wird es sofort berechnet: Summen werden neu gezählt, Rabatten angewendet, Steuern ausgerechnet. Speichern musst du das alles auf der Ebene des ganzen Belegs (Angebot oder Rechnung), nicht hier auf der Positionsseite.

Brauchst du später noch mehr Positionen, kannst du neue hinzufügen oder eine bestehende duplizieren.

Tipps und Hinweise

Artikel mit Optionen: manche Artikel können mit Zusatzleistungen bestellt werden (z. B. ein Produkt mit Gravur). Diese Optionen werden automatisch mit übernommen, wenn du den Artikel wählst. Du kannst sie dann im Bereich Pakete und Optionen unten anpassen.
Freier Artikel vs. Textposition: ein freier Artikel hat einen Preis und wird berechnet. Eine Textposition ist nur Text ohne Preis – nutze diese für Überschriften, Erklärungen oder Bedingungen.
Kundensonderpreise: wenn du mit einem Kunden vereinbart hast, dass er immer einen anderen Preis zahlt, wird dieser automatisch angeboten. Du erkennst ihn daran, dass die Schaltfläche Kundensonderpreis aktiv ist.
Selbstbehalt (nur relevant für Ärzte und Zahnärzte): aktivierst du den Selbstbehalt bei einem entsprechenden Artikel, wird er steuerfrei berechnet und kann mit einem Rabatt (Zuzahlung) versehen werden.