NFC-Karten für die Zeiterfassung registrieren

Mit NFC-Karten können sich deine Mitarbeiter schnell und kontaktlos am Zeiterfassungsterminal oder an der Kasse anmelden. Du registrierst jede Karte einmalig in weboffice und weist sie einem Mitarbeiter zu.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menue und wähle System > Einstellungen
2. Klicke in der Seitenleiste auf NFC unter dem Bereich HARDWARE
3. Du siehst nun die Übersicht der NFC-Karten

Voraussetzungen

Du benötigst ein NFC-Lesegerät, das mit deinem System verbunden ist. Deine Mitarbeiter müssen bereits in weboffice angelegt sein.

Aufbau der Übersicht

Die NFC-Karten-Liste zeigt dir alle registrierten Karten mit folgenden Informationen:

• NFC-ID: Die eindeutige Nummer der Karte
• Erster Scan: Wann die Karte zum ersten Mal gescannt wurde
• Letzter Scan: Der letzte Scan-Zeitpunkt
• Benutzer: Der zugewiesene Mitarbeiter

Oben in der Toolbar findest du die Schaltfläche Neue NFC-Karte, um eine weitere Karte zu registrieren. Mit dem Schalter Zeige archivierte Einträge kannst du auch gelöschte Karten anzeigen.

So gehst du vor

1. Klicke Neue NFC-Karte

   Daraufhin öffnet sich ein Eingabefenster mit der Überschrift "Neue NFC-Karte" und zeigt dir die Anweisung "Scannen Sie eine NFC-Karte, um sie hinzuzufügen".

2. Halte eine NFC-Karte an dein Lesegerät

   Das Gerät liest die Karte aus. Das Fenster füllt sich automatisch mit:

   • NFC-ID: Die ID der gescannten Karte (nicht bearbeitbar)
   • Mitarbeiter: Ein leeres Auswahlfeld mit der Vorbelegung "Keine Zuweisung"

3. Wähle im Feld Mitarbeiter den Namen desjenigen Mitarbeiters, der diese Karte nutzen soll

   Gib die ersten Buchstaben des Namens ein, um die Liste zu filtern. Der Mitarbeiter wird mit Foto und vollständigem Namen angezeigt.

4. Klicke Speichern

   Das System fragt zur Bestätigung: "Sind Sie sicher, dass Sie die NFC-Karte speichern möchten?"

5. Bestätige mit Ja

   Die Karte wird gespeichert und das Fenster schließt sich. Du siehst eine Bestätigungsmeldung "Erfolgreich gespeichert". Die neue Karte erscheint jetzt in der Übersicht.

Was danach passiert

Die Karte ist nun registriert und dem Mitarbeiter zugeordnet. Beim nächsten Scan am Terminal oder an der Kasse wird der Mitarbeiter automatisch erkannt und angemeldet.

Du kannst jederzeit eine bereits registrierte Karte bearbeiten: Klicke doppelt auf die Karte in der Liste oder wähle sie aus und klicke Bearbeiten. So kannst du den zugewiesenen Mitarbeiter ändern oder die Zuweisung auf "Keine Zuweisung" zurücksetzen.

Wenn eine Karte verloren geht oder nicht mehr genutzt wird, wählst du sie in der Liste und klickst Archivieren. Sie verschwindet dann aus der aktiven Liste, kann aber später mit Zeige archivierte Einträge angezeigt und mit Wiederherstellen reaktiviert werden.

Sollte eine Karte bereits registriert sein und du scannst sie erneut, zeigt das System die Meldung "Die NFC-Karte wurde bereits hinzugefügt".

Tipps und Hinweise

• Scan direkt beim Registrieren: Du kannst die NFC-Karte auch direkt während du das Eingabefenster offen hast an den Leser halten. Die Karte wird dann automatisch erkannt und eingelesen.
• Mehrere Karten pro Mitarbeiter: Du kannst demselben Mitarbeiter mehrere Karten zuweisen – praktisch, wenn er eine Ersatzkarte hat oder eine in verschiedenen Bereichen nutzt.
• Karte wechseln: Wenn du im Eingabefenster bereits eine Karte gescannt hast und eine andere Karte hinzufügen möchtest, musst du das Fenster schließen und neu beginnen.