Lieferschein einlesen und Wareneingang anlegen

Mit dieser Aufgabe erfasst du eingegangene Lieferungen. Du kannst einen Lieferschein fotografieren oder einscannen und das System liest ihn automatisch aus, oder du trägst die Daten manuell ein. Danach prüfst du die Positionen und buchst sie ins Lager.

So kommst du hierher

1. Klicke in der Seitenleiste auf Lager
2. Wähle Wareneingang

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Lager ansehen. Keine weiteren Voraussetzungen.

Aufbau der Übersicht

Die Seite zeigt alle Wareneingänge in einer Tabelle. Jede Zeile ist ein Wareneingang mit folgenden Informationen:

• Nummer: fortlaufende Nummer des Wareneingangs (WE/...)
• Lager: in welches Lager die Ware kommt
• Erstelldatum und Letzte Änderung: wann der Wareneingang angelegt und zuletzt bearbeitet wurde
• Lieferscheinnummer und Rechnungsnummer: Belegnummern vom Lieferanten
• Lieferant: der Name des Lieferanten
• Bestellung: falls der Wareneingang zu einer Bestellung gehört, wird sie hier angezeigt
• Positionen: wie viele Artikel in diesem Wareneingang erfasst sind
• Lieferung: ob alle bestellten Positionen angekommen sind (Vollständig) oder noch etwas fehlt (Teilweise)
• Status:
  • Offen – noch keine Positionen erfasst
  • In Bearbeitung – Positionen sind vorhanden, aber noch nicht ins Lager gebucht
  • Abgeschlossen – alle Positionen wurden ins Lager gebucht

So gehst du vor

Einen Lieferschein einlesen

1. Klicke auf Lieferschein einlesen. Ein Fenster öffnet sich.

2. Du kannst jetzt ein Foto oder ein Scan des Lieferscheins hochladen:

   • Datei hochladen: Klicke auf die Upload-Fläche oder ziehe eine PDF-, JPG- oder PNG-Datei in das Fenster
   • Das System analysiert das Bild und extrahiert automatisch Lieferantendaten, Lieferscheinnummer, Rechnungsnummer und die Positionen

3. Das System schlägt einen Lieferanten vor – prüfe, ob es der richtige ist. Falls nicht, wähle den korrekten Lieferanten aus dem Auswahlfeld.

4. Prüfe die erkannten Positionen auf Richtigkeit. Du kannst sie hier noch anpassen, bevor du speicherst.

5. Klicke Speichern. Ein neuer Wareneingang wird angelegt und das Bearbeitungsfenster öffnet sich.

Einen Wareneingang manuell anlegen

1. Klicke auf Neuer Wareneingang. Ein Fenster öffnet sich.

2. Wähle das Lager, in das die Ware kommt.

3. Wähle den Lieferanten.

4. Trage die Lieferscheinnummer und optional die Rechnungsnummer ein (falls vorhanden).

5. Klicke Speichern. Der Wareneingang wird angelegt und das Bearbeitungsfenster öffnet sich.

Positionen erfassen und prüfen

Nachdem du einen Wareneingang angelegt hast (egal ob durch Einlesen oder manuell), kannst du die Positionen prüfen und anpassen:

1. Doppelklicke auf einen Eintrag in der Tabelle, oder klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol) in der rechten Spalte.

2. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich. Du siehst alle Positionen und kannst:

   • Mengen kontrollieren und ggf. korrigieren
   • Preise überprüfen
   • Positionen hinzufügen oder löschen
   • (falls nötig) die Positionen dem richtigen Lagerplatz oder Bereich zuordnen

3. Speichere deine Änderungen.

Positionen ins Lager buchen

Sobald alle Positionen erfasst und geprüft sind, buchst du sie ins Lager:

1. Wähle den Wareneingang in der Tabelle (eine Zeile).

2. Klicke auf die Schaltfläche Positionen ins Lager buchen (LKW-Symbol) in der rechten Spalte. Das System fragt zur Bestätigung.

3. Bestätige mit Ja. Der Status wechselt auf Abgeschlossen und die Lagerbestände werden erhöht.

Lagerbuchungen rückgängig machen

Falls ein abgeschlossener Wareneingang Fehler enthält:

1. Wähle den Wareneingang in der Tabelle.

2. Klicke auf die Schaltfläche Lagerbuchungen rückgängig machen (Pfeil-Symbol). Das System fragt zur Bestätigung.

3. Bestätige mit Ja. Der Status wechselt zurück auf In Bearbeitung. Die Lagerbestände werden wieder reduziert, du kannst die Positionen bearbeiten und erneut buchen.

Weitere Aktionen

In der rechten Spalte jeder Zeile findest du:

• Drucken: Druckt den Wareneingang aus (z.B. als Kontrollliste)
• Löschen: Entfernt den Wareneingang. Falls er bereits gebucht war, werden die Lagerbuchungen rückgängig gemacht.

Was danach passiert

Nach dem Buchen ist der Wareneingang abgeschlossen. Die Lagerbestände wurden erhöht. Der Wareneingang verbleibt in der Liste und kann jederzeit angesehen, nachgedruckt oder storniert werden.

Typisch folgt danach:

• Prüfung der Rechnung mit dem Lieferschein
• Buchung der Eingangsrechnung in der Buchhaltung
• Bei Unauffälligkeiten: Der Geschäftsprozess ist erledigt

Tipps und Hinweise

• Automatisches Einlesen funktioniert besser bei hoher Bildqualität: Sorge für gutes Licht und ein ebenes Bild des Lieferscheins. Handschriftliche oder unleserliche Belege können zu Erkennungsfehlern führen – in diesem Fall ist manuelle Erfassung schneller.

• Kopplung zu Bestellungen: Stammt der Wareneingang von einer Bestellung, versucht das System, ihn automatisch einer Bestellung zuzuordnen. Das erleichtert die Prüfung: du siehst sofort, ob alle bestellten Mengen eingetroffen sind.

• Teillieferungen: Ist eine Bestellung noch nicht vollständig geliefert, erscheint Teilweise in der Spalte Lieferung. Das ist normal. Ein zweiter Wareneingang wird dann später angelegt und ebenfalls dieser Bestellung zugeordnet.

• Status vor dem Buchen: Solange der Status Offen oder In Bearbeitung ist, kannst du den Wareneingang jederzeit bearbeiten und löschen – kein Lagerbestand wird berührt. Erst das Buchen ist endgültig (kann aber rückgängig gemacht werden).

• Schnelle Korrektionen nach dem Buchen: Hast du sofort nach dem Buchen einen Fehler entdeckt, mache die Lagerbuchungen rückgängig, bearbeite die Positionen und buche erneut. Das ist einfacher, als eine komplette Gegenbuchung zu schreiben.