Lieferant anlegen oder bearbeiten

Hier erfasst du die Daten eines Lieferanten: Name, Kontaktdaten, Adresse, Bankverbindung und Steuernummer. Du kannst Lieferanten Artikeln zuordnen, ihre Rechnungen und Bestellungen einsehen und alle Dokumente zentral speichern.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Stammdaten > Lieferanten. Die Liste zeigt alle Lieferanten. Klicke auf einen Lieferanten, um ihn zu bearbeiten, oder klicke auf Neu, um einen neuen Lieferanten anzulegen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht ViewSupplier. Je nach Funktion benötigst du auch die Module Expenses (für Eingangsrechnungen) und Stock (für Bestellungen).

Aufbau des Eingabefensters

Das Fenster hat mehrere Registerkarten:

• Allgemein: Stammdaten, Adresse, Zahlungsmodalitäten und Bankverbindung
• Dokumente: Dateiverwaltung für Lieferantendokumente (nur bei bestehenden Lieferanten)
• Ansprechpartner: Kontaktpersonen des Lieferanten
• Artikel: Artikel dieses Lieferanten mit Preisen (nur bei bestehenden Lieferanten)
• Eingangsrechnungen: Rechnungen des Lieferanten (nur bei bestehenden Lieferanten, mit Modul Expenses)
• Bestellungen: Bestellungen bei diesem Lieferanten (nur bei bestehenden Lieferanten, mit Modul Stock)

So gehst du vor

Registerkarte Allgemein

1. Trage die Lieferantennummer ein, unter der du den Lieferanten im Programm erkennst. Das Programm vergibt automatisch eine Nummer; du kannst sie ändern, solange sie nicht bereits vergeben ist.

2. Trage unter Standorte ein, an welchen Orten du mit diesem Lieferanten arbeitest. Wenn dein Betrieb mehrere Standorte hat, wähle alle aus, die betroffen sind.

3. Gib den Namen des Lieferanten ein.

4. Trage die Kontaktdaten ein:

   • Telefon und Handy: Telefonnummern im Format +Ländervorwahl Nummer
   • Fax: Faxnummer
   • E-Mail: E-Mail-Adresse
   • Website: Internetadresse

5. Trage unter Unsere Nummer beim Lieferanten die Kundennummer ein, unter der der Lieferant dich kennt. Das ist hilfreich, wenn du Bestellungen aufgibst.

6. Erfasse die Adresse des Lieferanten (rechts im Fenster):

   • Straße und Hausnummer
   • Postleitzahl: Klicke auf die Lupe, um die Stadt automatisch zu finden
   • Ort: wird automatisch ausgefüllt
   • Land: wird automatisch ausgefüllt; du kannst es ändern

7. Speichere die Zahlungsmodalitäten (unten links):

   • USt-ID: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Klicke auf USt-ID prüfen, um sie zu validieren. Das Programm speichert das Prüfdatum und zeigt an, ob die Prüfung erfolgreich war.

8. Erfasse die Bankverbindung (unten rechts):

   • Kontoinhaber: Name des Kontos
   • IBAN: Internationale Bankkontonummer
   • BIC: Business Identifier Code (optional)

9. Im Bereich Notizen kannst du interne Hinweise speichern.

10. Klicke Speichern.

Registerkarte Ansprechpartner (ab dem zweiten Speichern verfügbar)

Sobald du den Lieferanten zum ersten Mal speicherst, wird die Registerkarte Ansprechpartner aktiv. Dort kannst du Kontaktpersonen des Lieferanten erfassen – etwa einen Sachbearbeiter oder Verkaufsleiter. Wie du Ansprechpartner hinzufügst, ist unter Stammdaten/Lieferanten - weitere Fenster und Dialoge beschrieben.

Registerkarte Artikel (ab dem zweiten Speichern verfügbar)

Hier siehst du alle Artikel, die du diesem Lieferanten zugeordnet hast. Du kannst einsehen, welche Preise dieser Lieferant für welche Artikel bietet. Die Verwaltung erfolgt über die Artikelstammdaten.

Registerkarte Eingangsrechnungen (ab dem zweiten Speichern verfügbar, mit Modul Expenses)

Die Liste zeigt alle Rechnungen dieses Lieferanten:

• Nr.: Rechnungsnummer
• Erledigt: Häkchen, wenn die Rechnung verarbeitet ist
• Datum: Rechnungsdatum
• Referenz: Interne Referenznummer
• Kostenstelle: Zugeordnete Kostenstelle
• Geschäftsperiode: Monat und Jahr der Rechnung
• Brutto, Netto, Zu bezahlen: Beträge der Rechnung

Klicke auf Bearbeiten oder doppelklick auf eine Rechnung, um sie zu öffnen und zu verarbeiten.

Registerkarte Bestellungen (ab dem zweiten Speichern verfügbar, mit Modul Stock)

Die Liste zeigt alle Bestellungen bei diesem Lieferanten:

• Nummer: Bestellnummer
• Erstelldatum: Wann die Bestellung angelegt wurde
• Letzte Änderung: Wann sie zuletzt bearbeitet wurde
• Erstellt von: Der Benutzer, der die Bestellung angelegt hat
• Positionen: Anzahl der Artikel in der Bestellung
• Standort: An welchem Ort die Bestellung gilt
• Status: Entwurf, Bestellt, Lieferung unvollständig, Erhalten oder Storniert
• Bestelldatum: Wann die Bestellung beim Lieferanten aufgegeben wurde
• Bestellt von: Der Benutzer, der die Bestellung aufgegeben hat
• Versendet am: Wann der Lieferant sie verschickt hat

Klicke auf Bearbeiten oder doppelklick auf eine Bestellung, um sie zu öffnen.

Was danach passiert

Der Lieferant wird gespeichert. Wenn die Lieferantennummer bereits vergeben war, fragt das Programm, ob es automatisch eine neue Nummer vergeben soll. Nach dem Speichern wird das Fenster geschlossen und der Lieferant steht in der Liste zur Verfügung.

Du kannst den Lieferanten jederzeit wieder öffnen und bearbeiten, indem du ihn in der Liste anklickst. Einmal angelegte Daten wie Ansprechpartner, Artikel und Rechnungen bleiben erhalten.

Tipps und Hinweise

• Die USt-ID-Prüfung prüft, ob die Steuernummer gültig und beim Bundeszentralamt registriert ist. Das ist hilfreich für den EU-Handel. Die Prüfung funktioniert nur mit gültigen Steuernummern.
• Du kannst ein Logo des Lieferanten automatisch aktualisieren: Klicke auf das Pfeilsymbol neben der Überschrift. Das Programm sucht nach dem Namen und der Website.
• Die Registerkarte Dokumente erscheint erst nach dem ersten Speichern. Dort kannst du Verträge, Kataloge oder andere Dateien ablegen und zentral verwalten.
• Wenn du mehrere Standorte hast, ordne den Lieferanten den relevanten Standorten zu. So siehst du später nur die Rechnungen und Bestellungen für diese Standorte.