Kundendaten und Felder einrichten

Hier bestimmst du, welche Kundendaten beim Anlegen eines neuen Kunden erforderlich sind, welche Felder es zusätzlich geben soll und mit welchen Standardeinstellungen neue Kunden angelegt werden. Das erspart dir später Zeit und sorgt dafür, dass immer die richtigen Informationen erfasst werden.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menue und gehe zu System > Standorte.
2. Wähle deinen Standort.
3. Gehe zur Registerkarte Kundenverwaltung.

Voraussetzungen

Du brauchst die Berechtigung zur Verwaltung der Systemeinstellungen deines Standortes.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in vier Bereiche aufgeteilt:

• Kunden-Felder: Hier definierst du zusätzliche, benutzerdefinierte Felder, die zu jedem Kundendatensatz gehören sollen.
• Lieferanten-Felder: Benutzerdefinierte Felder für Lieferanten (analog zu Kunden).
• Artikel-Felder: Benutzerdefinierte Felder für Artikel (analog zu Kunden).
• Aufgaben-Felder: Benutzerdefinierte Felder für Aufgaben (nur sichtbar, wenn das Board-Modul aktiviert ist).

Zusätzlich gibt es drei weitere Bereiche weiter unten:

• Notwendige Kundendaten: Legt fest, welche Standardfelder beim Anlegen eines Kunden Pflichtfelder sind.
• Standardeinstellungen Neuanlage: Bestimmt die vordefinierten Werte, mit denen neue Kunden automatisch angelegt werden.
• Schnellanlage Kunde: Ermöglicht es, einen vereinfachten Prozess zum schnellen Anlegen von Kunden zu konfigurieren.

So gehst du vor

Benutzerdefinierte Felder für Kunden hinzufügen

1. Gehe zum Bereich Kunden-Felder.
2. Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen, um ein neues Feld zu erstellen.
3. Es öffnet sich ein Eingabebereich mit folgenden Einstellungen:
   • Feldname: Gib einen aussagekräftigen Namen ein, unter dem das Feld später angezeigt wird.
   • Feldtyp: Wähle den Datentyp aus (z. B. Text, Zahl, Datum).
   • Pflichtfeld: Aktiviere diese Option, wenn das Feld beim Anlegen eines Kunden zwingend ausgefüllt werden muss.
4. Wenn du mehrere Felder hinzufügst, kannst du ihre Reihenfolge mit den Schaltflächen Nach oben verschieben und Nach unten verschieben ändern.
5. Um ein Feld zu löschen, klicke auf die Schaltfläche Entfernen. Bei bereits verwendeten Feldern wird eine Warnung angezeigt – die Löschung lässt sich nicht rückgängig machen.

Verfahre genauso für Lieferanten-Felder und Artikel-Felder, falls nötig.

Pflichtfelder für Kundendaten festlegen

1. Scrolle zum Bereich Notwendige Kundendaten.
2. Hier siehst du eine Liste aller verfügbaren Standardfelder wie Anrede, Geburtsdatum, Telefon, Handy, E-Mail, Fax, Website, Straße, Postleitzahl, Ort, Land, Wie haben Sie von uns erfahren? und Marketingzusendungen erlauben.
3. Aktiviere die Kontrollkästchen neben den Feldern, die beim Anlegen eines neuen Kunden verpflichtend ausgefüllt werden sollen.
4. Mit der Kontrollkästchen in der Kopfzeile der Tabelle kannst du alle Felder auf einmal aktivieren oder deaktivieren.

Die hier gewählten Einstellungen gelten für alle Neuregistrierungen. Falls später beim Bezahlen fehlende Daten entdeckt werden, erhältst du die Möglichkeit, diese schnell nachzutragen.

Standardeinstellungen für Neuanlage definieren

1. Gehe zum Bereich Standardeinstellungen Neuanlage.
2. Stelle hier die Vorgabewerte ein, die jeder neu angelegte Kunde automatisch erhält:
   • Standard-Kundenart: Wähle einen Kundentyp, der als Vorschlag verwendet wird.
   • Marketingzusendungen erlauben: Aktiviere diese Option, wenn neue Kunden standardmäßig Marketingmitteilungen erhalten sollen.
   • SMS-Terminerinnerung und -Zufriedenheitsumfrage: Aktiviere diese Option, wenn neue Kunden standardmäßig SMS-Mitteilungen bekommen sollen.
   • E-Mail-Terminerinnerung und -Zufriedenheitsumfrage: Aktiviere diese Option, wenn neue Kunden standardmäßig E-Mail-Mitteilungen bekommen sollen.

Diese Einstellungen können später für jeden einzelnen Kunden jederzeit geändert werden.

Schnellanlage für Kunden einrichten (optional)

1. Scrolle zum Bereich Schnellanlage Kunde.
2. Aktiviere die Option Schnellanlage aktiv, um Benutzern zu ermöglichen, Kunden in einem vereinfachten Prozess anzulegen.
3. Sobald die Option aktiv ist, wird darunter eine Liste mit verfügbaren Feldern angezeigt.
4. Aktiviere die Kontrollkästchen neben den Feldern, die bei der Schnellanlage erforderlich sein sollen. Mit der Kontrollkästchen in der Kopfzeile kannst du alle auf einmal auswählen oder abwählen.
5. Deaktiviere Schnellanlage aktiv, um diese Funktion zu deaktivieren.

Änderungen speichern

Die Einstellungen werden automatisch gespeichert, sobald du eine Änderung vornimmst. Es gibt keine separate Speichern-Schaltfläche.

Was danach passiert

Deine Konfiguration bestimmt nun das Verhalten beim Anlegen neuer Kunden:

• Neue benutzerdefinierte Felder erscheinen sofort in Kundenerfassungsformularen.
• Als Pflichtfeld markierte Felder können nicht leer gelassen werden.
• Die Standardeinstellungen werden als Vorgabewerte beim Anlegen neuer Kunden verwendet.
• Die Schnellanlage steht Benutzern zur Verfügung, wenn sie aktiviert ist.

Wenn beim Bezahlen pflichtangaben fehlen, wird der Benutzer aufgefordert, diese ergänzen.

Tipps und Hinweise

• Bereits verwendete Felder löschen: Wenn du ein benutzerdefiniertes Feld löschst, das bereits bei Kunden verwendet wird, werden alle dort gespeicherten Daten unwiederbringlich gelöscht. Lösche daher nur wirklich nicht mehr benötigte Felder.
• Unterschied Pflichtfeld und Standardeinstellung: Ein Feld als Pflichtfeld zu markieren bedeutet, dass es immer ausgefüllt werden muss. Die Standardeinstellungen setzen nur Vorgabewerte, die der Benutzer ändern kann.
• Schnellanlage vs. normale Anlage: Die Schnellanlage reduziert die Felder auf das Nötigste und ist schneller. Nutze sie, wenn du viele Kunden auf einmal anlegen musst.
• Feldtypen: Der Feldtyp bestimmt, wie ein Feld validiert und angezeigt wird. Wähle passende Typen, um Eingabefehler zu vermeiden (z. B. "Telefon" für Telefonnummern).