Kostenstellen anlegen und verwalten

Kostenstellen helfen dir, Ausgaben und Einnahmen bestimmten Bereichen deines Unternehmens zuzuordnen – etwa nach Abteilung, Projekt oder Kostenstelle. Du kannst hier neue Kostenstellen anlegen, bearbeiten oder archivieren.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Stammdaten und wähle Kostenstellen. Die Übersicht der Kostenstellen öffnet sich.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung der Firmendaten.

Aufbau der Übersicht

Die Liste zeigt alle aktiven Kostenstellen in zwei Spalten:

Nummer: die Kostenstellennummer
Kostenstelle: die Bezeichnung der Kostenstelle

Oben findest du eine Schaltfläche Hinzufügen zum Anlegen neuer Kostenstellen und rechts einen Schalter Zeige archivierte Einträge, um zwischen aktiven und archivierten Kostenstellen umzuschalten. In der Spalte ganz rechts kannst du für jede Kostenstelle Aktionen wie Bearbeiten oder Archivieren durchführen.

So gehst du vor

Eine neue Kostenstelle anlegen

Klicke auf Hinzufügen. Ein Eingabefenster öffnet sich mit dem Titel „Neue Kostenstelle".
Trage unter Kostenstellen-Bezeichnung einen aussagekräftigen Namen ein, unter dem du die Kostenstelle wiederfindest.
Gib unter Kostenstellennummer eine eindeutige Nummer ein (optional). Die Nummer hilft dir, die Kostenstelle später schnell zu identifizieren.
Klicke auf Speichern. Die Kostenstelle ist jetzt angelegt und erscheint in der Liste.

Eine Kostenstelle bearbeiten

Doppelklicke in der Liste auf die Kostenstelle, die du ändern möchtest, oder klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten in der Spalte ganz rechts. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich.
Ändere Kostenstellen-Bezeichnung oder Kostenstellennummer nach Bedarf.
Klicke auf Speichern. Die Änderungen sind gespeichert.

Eine Kostenstelle archivieren oder wiederherstellen

Klicke in der Spalte ganz rechts neben der Kostenstelle auf die Schaltfläche Archivieren (oder Wiederherstellen, wenn die Kostenstelle bereits archiviert ist). Ein Bestätigungsfenster fragt, ob du die Kostenstelle wirklich archivieren oder wiederherstellen möchtest.
Bestätige die Aktion. Die Kostenstelle wird archiviert und verschwindet aus der aktiven Liste – oder wird wiederhergestellt und ist dann wieder aktiv.

Was danach passiert

Die Kostenstelle ist jetzt angelegt und kannst du überall dort verwenden, wo Buchungen einer Kostenstelle zugeordnet werden. Archivierte Kostenstellen werden in der normalen Ansicht nicht mehr angezeigt, können aber jederzeit wiederhergestellt werden, falls du sie später wieder brauchst.

Tipps und Hinweise

Kostenstellen, die du aktiv verwendest, solltest du nicht archivieren, sondern nur umbenennen. Archivierte Kostenstellen lassen sich auf bestehenden Buchungen nicht mehr eintragen.
Die Kostenstellennummer ist optional und dient dir nur als zusätzliches Erkennungsmerkmal – sie muss nicht mit anderen Nummernräumen abgestimmt werden.
Eine Kostenstelle kannst du nur bearbeiten, wenn sie aktiv ist. Stelle sie zuerst wieder her, falls sie archiviert ist.