Hotelbetrieb einrichten

Hier legst du alle Grunddaten für deinen Hotelbetrieb an: Hotels, Zimmer und Kategorien, die Mahlzeiten und Zusatzleistungen, die Sperren und die Ortstaxe. Diese Seite ist die Schaltzentrale für die komplette Grundkonfiguration – ohne diese Daten funktioniert der Belegungsplan nicht.

So kommst du hierher

1. Öffne das Seitenmenü und wähle Hotel-Verwaltung
2. Die Seite zeigt dir acht Registerkarten mit allen Stammdaten

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Hotel verwalten.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in acht Registerkarten unterteilt. Jede enthält eine Liste mit den zugehörigen Daten:

• Hotels: Die Häuser innerhalb eines Standorts (Haupthaus, Dependance, Chalets)
• Zimmer: Die einzelnen verkaufbaren Zimmer mit Nummern, Kategorien und Ausstattung
• Kategorien: Zimmertypen, die Belegung und Preis tragen
• Verpflegung: Mahlzeiten-Kombinationen (Halbpension, Vollpension, etc.)
• Zusatzleistungen: Alles neben dem Logis (Garage, Wellness, Leihrad)
• Sperren: Zimmer, die kurzfristig nicht verkauft werden können
• Nachtlauf: Die automatisierte nächtliche Abrechnung (nur mit entsprechendem Recht)
• Ortstaxe: Die Gemeindebeiträge und ihre Sätze (nur mit entsprechendem Recht)

So gehst du vor

1. Kategorien anlegen

Kategorien sind Zimmertypen – sie tragen die Standard-Belegung und später den Preis. Lege sie zuerst an, da jedes Zimmer eine Kategorie braucht.

1. Klicke auf die Registerkarte Kategorien
2. Klicke die Schaltfläche Neu (oder Kategorie anlegen, wenn noch keine existiert)
3. Wähle deinen Standort
4. Trage einen Code ein, unter dem du die Kategorie später wiedererkennst
5. Trage die Bezeichnung ein, unter der Gäste die Kategorie kennen
6. Gib die Standardbelegung an – die übliche Personenzahl für diese Zimmerart
7. Gib die Maximalbelegung an – wie viele Personen passen maximal hinein
8. Trage die maximale Anzahl Erwachsene und Kinder ein
9. Wähle einen Logis-Artikel: Das ist der Artikel, auf dem später Logiserlöse landen – je Standort nur einer pro Kategorie
10. Klicke Speichern

Wiederhole dies für alle deine Zimmertypen. Eine Kategorie ohne Zimmer ist sofort einsatzbereit – Zimmer fügst du später hinzu.

2. Hotels anlegen

Ein Hotel bündelt Zimmer innerhalb eines Standorts. Ein Standort kann mehrere Hotels führen.

1. Klicke auf die Registerkarte Hotels
2. Klicke die Schaltfläche Neu (oder Hotel anlegen)
3. Wähle deinen Standort
4. Trage eine Bezeichnung ein, z.B. "Haupthaus"
5. Trage eine Reihenfolge ein – diese bestimmt die Reihenfolge der Reiter im Belegungsplan
6. Klicke Speichern

Wiederhole dies für jedes physische Gebäude, das du getrennt führen möchtest.

3. Zimmer anlegen – einzeln oder als Serie

Zimmer sind die Einheiten, die pro Nacht verkauft werden.

Einzelnes Zimmer anlegen:

1. Klicke auf die Registerkarte Zimmer
2. Klicke die Schaltfläche Neu (oder Zimmer anlegen)
3. Wähle das Hotel, zu dem das Zimmer gehört
4. Trage die Zimmernummer ein
5. Wähle eine Kategorie
6. Trage optional Etage und Trakt/Gebäude ein
7. Klicke Speichern

Mehrere Zimmer als Serie anlegen:

Wenn du z.B. viele Zimmer mit aufsteigenden Nummern auf einmal anlegen möchtest:

1. Klicke auf die Registerkarte Zimmer
2. Klicke die Schaltfläche Serie
3. Wähle deinen Standort
4. Wähle die Kategorie
5. Trage ein Präfix der Nummer ein (z.B. "Z" für Zimmer)
6. Trage Von Nummer und Bis Nummer ein (z.B. von 101 bis 110)
7. Trage unter Stellen auffüllen an: Wie viele Ziffern sollen die Nummern haben? (z.B. 3 für dreistellige Nummern)
8. Trage optional Etage und Trakt ein – gelten dann für alle Zimmer der Serie
9. Wähle das Hotel
10. Klicke Serie anlegen

Das Programm erstellt danach alle Zimmer auf einmal.

4. Verpflegungsarten anlegen

Verpflegungsarten legen fest, welche Mahlzeiten zum Zimmerpreis gehören und wie sie in Küche und Steuer landen.

1. Klicke auf die Registerkarte Verpflegung
2. Klicke die Schaltfläche Neu (oder Verpflegungsart anlegen)
3. Wähle deinen Standort
4. Trage einen Code ein
5. Trage die Bezeichnung ein
6. Wähle die Erste Mahlzeit – das ist der Wert am Anreisetag
7. Wähle die Letzte Mahlzeit – das ist der Wert am Abreisetag
8. Wähle optional einen Artikel für den Verpflegungsanteil, wenn Mahlzeiten getrennt vom Logis verrechnet werden sollen – sonst landen sie automatisch im Logis-Artikel
9. Klicke Speichern

5. Zusatzleistungen anlegen

Zusatzleistungen sind alles neben dem Logis: Garagen, Haustiere, Wellnessangebote, Leihräder.

1. Klicke auf die Registerkarte Zusatzleistungen
2. Klicke die Schaltfläche Neu (oder Zusatzleistung anlegen)
3. Wähle deinen Standort
4. Trage die Bezeichnung ein
5. Wähle die Verrechnungsart:
   • Einmalig je Aufenthalt – zahlt einmal pro Buchung
   • Je Nacht – zahlt pro Übernachtung
   • Je Person einmalig – zahlt pro Gast, einmal
   • Je Person und Nacht – zahlt pro Gast pro Nacht
6. Trage den Preis brutto ein
7. Wähle einen Artikel – dieser bestimmt Steuersatz und Erlöskonto
8. Falls die Leistung begrenzt verfügbar ist (z.B. nur 5 Parkplätze pro Tag): Schalte Menge pro Tag begrenzen an und trage die Höchstmenge ein
9. Klicke Speichern

6. Sperren anlegen

Eine Sperre nimmt Zimmer temporär aus dem Verkauf, z.B. wegen Renovierung oder Instandhaltung.

1. Klicke auf die Registerkarte Sperren
2. Klicke die Schaltfläche Neu (oder Sperre anlegen)
3. Wähle deinen Standort
4. Wähle den Grund der Sperre (Instandhaltung, Renovierung, Eigenbedarf, Reserve, Sonstiges)
5. Wähle Von und bis – das Zeitfenster der Sperre
6. Entweder:
   • Wähle ein einzelnes Zimmer – dann ist genau dieses Zimmer gesperrt
   • Oder wähle eine Kategorie und trage die Anzahl Einheiten ein – dann werden diese Kontingente dieser Kategorie pro Nacht gesperrt
7. Trage optional einen Vermerk ein
8. Schalte Auch für Vertriebskanäle sperren an, wenn die Sperre auch auf Buchungsportale wirken soll
9. Klicke Speichern

7. Ortstaxe anlegen (nur mit entsprechendem Recht)

Die Ortstaxe ist ein durchlaufender Posten, den du für die Gemeinde einziehst.

1. Klicke auf die Registerkarte Ortstaxe
2. Klicke die Schaltfläche Neu (oder Abgabe anlegen)
3. Wähle deinen Standort
4. Trage die Bezeichnung ein
5. Trage optional die Gemeinde- oder Regionskennung ein
6. Trage den Empfänger der Abgabe ein
7. Trage die Bemessung fest: Je Person und Nacht, je Zimmer und Nacht, je Aufenthalt oder als Prozent vom Logiserlös
8. Wähle den Träger (Gast oder Betrieb – also wer es zahlt)
9. Schalte Durchlaufender Posten an (Standard), wenn die Abgabe kein Erlös des Hauses ist
10. Trage ggf. die Höchstens verrechenbaren Nächte ein – z.B. maximal 7 Nächte
11. Trage die Sätze ein – mindestens einen mit Datum und Betrag. Änderungen trägst du als neue Sätze mit späterem Datum ein
12. Falls bestimmte Gäste befreit sind: Trage Befreiungen ein – z.B. Kinder unter 18, Einheimische
13. Klicke Speichern

8. Nachtlauf starten (nur mit entsprechendem Recht)

Der Nachtlauf bucht Logis, Verpflegung und Ortstaxe aller Gäste auf ihre Konten und setzt Nichtanreisen. Er läuft automatisiert pro Nacht.

1. Klicke auf die Registerkarte Nachtlauf
2. Wähle deinen Standort
3. Wähle die Nacht (Standard: heute)
4. Klicke Nachtlauf starten
5. Bestätige die Abfrage
6. Das Programm bucht alle Transaktionen. Das Ergebnis zeigt dir, wie viele Zeilen gebucht wurden und ob Fehler auftraten

Der Nachtlauf läuft idempotent: Führst du ihn ein zweites Mal für dieselbe Nacht aus, bucht er nichts doppelt.

Was danach passiert

Nach der Konfiguration ist dein Hotelbetrieb einsatzbereit:

• Zimmer werden im Belegungsplan angezeigt und können gebucht werden
• Verpflegung und Zusatzleistungen können Buchungen hinzugefügt werden
• Sperren reduzieren die verfügbaren Zimmer automatisch
• Der Nachtlauf bucht täglich automatisch oder manuell – danach erscheinen die Transaktionen auf den Gastkonten
• Die Ortstaxe wird korrekt vom Logiserlös getrennt und abgeführt

Tipps und Hinweise

• Kategorien zuerst: Lege Kategorien an, bevor du Zimmer schaffst – ein Zimmer braucht immer eine Kategorie.
• Artikel freigeben: Die Logis-Artikel und alle Artikel für Verpflegung/Zusatzleistungen müssen im Artikel selbst für deinen Standort freigegeben sein. Prüfe das dort, wenn Artikel nicht auswählbar sind.
• Serienanlage spart Zeit: Für viele Zimmer mit aufsteigenden Nummern nutze die Serienanlage statt einzelnes Anlegen.
• Archivieren statt Löschen: Zimmer, Kategorien und andere Daten kannst du archivieren. Sie verschwinden aus dem Verkauf, bleiben aber in Rechnungen und Reports sichtbar.
• Nachtlauf-Timing: Der Nachtlauf sollte nach dem tatsächlichen Übernachtungsende (z.B. morgens nach dem Frühstück) laufen, damit alle Transaktionen erfasst sind.