Gastkonto abrechnen
Wenn ein Gast abreist, rechnest du alle offenen Leistungen auf seinem Zimmer ab. Die Abrechnung erzeugt eine Rechnung, auf der alle Zimmergebühren, Zusatzleistungen und sonstige Posten zusammengefasst sind. Leistungen aus der Kasse oder Gastronomie werden dabei ausgeglichen, damit sie nicht doppelt erfasst werden.
So kommst du hierher
Öffne die Seitenleiste und wähle Hotel > Konten. Dort findest du alle eingecheckten Gäste. Wähle einen Gast aus der Liste Gast im Haus, und klicke Abrechnen.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht Hotel-Rezeption. Der Gast muss eingecheckt sein.
Aufbau der Abrechnung
Die Abrechnung hat zwei Bereiche:
- Umfang: Hier legst du fest, was auf die Rechnung kommt und wie sie aussehen soll.
- Ergebnis: Nach der Abrechnung siehst du hier die Belegnummer, den Gesamtbetrag und eine Aufschlüsselung.
So gehst du vor
Prüfe, dass der richtige Gast angezeigt wird (Zimmer und Name).
Wähle die Rechnungsart:
- Gastrechnung: Die übliche Abreisrechnung für den Gast.
- Zwischenrechnung: Eine Teilabrechnung während des Aufenthalts (zum Beispiel bei längeren Stays).
- Firmenrechnung: Die Rechnung geht an die Firma des Gastes, nicht an den Gast selbst.
Wähle einen Rechnungsempfänger. Das ist normalerweise der Gast selbst. Ohne Rechnungsempfänger landen die Beträge nicht auf einem Kundenkonto und nicht in der Gasthistorie. Wenn du einen anderen Empfänger brauchst, suchst du ihn hier.
Entscheide dich für die Optionen:
- Nächte zu einer Zeile verdichten: Wenn aktiv, werden alle Übernachtungen zu einer einzelnen Zeile zusammengefasst. Das macht die Rechnung übersichtlicher.
- Nur Vorschau ohne Beleg: Wenn aktiv, wird keine echte Rechnung erzeugt. Stattdessen siehst du eine Vorschau, damit du vorher überprüfen kannst, was abgerechnet würde.
Klicke Abrechnen.
Das System bucht jetzt alle offenen Zeilen des Gastkontos. Leistungen, die schon einen Beleg aus der Kasse oder Gastronomie haben, werden dort ausgeglichen und nicht nochmal als Erlös erfasst. Nach erfolgreicher Abrechnung siehst du im Bereich Ergebnis:
- Belegnummer (oder „Vorschau ohne Belegnummer", falls du die Vorschau-Option gewählt hast)
- Betrag brutto: Die gesamte Rechnungssumme
- Eigene Positionen: Beträge aus den Zimmergebühren und den direkt auf dem Gastkonto gebuchten Leistungen
- Ausgleich fremder Belege: Beträge, die aus Kasse oder Gastronomie übernommen wurden
- Klicke Fertig, um die Abrechnung abzuschließen.
Was danach passiert
Die Rechnung ist gespeichert und erhält eine Belegnummer. Das Gastkonto wird auf den Stand „abgerechnet" gesetzt. Du kannst die Rechnung später über das Gastkonto erneut öffnen und anschauen.
Bevor du abrechnest, kannst du noch Leistungen hinzubuchen oder bearbeiten. Alle noch offenen Zeilen gehen in die Rechnung mit ein – außer denen, die du vorher storniert hast.
Tipps und Hinweise
Kautionen bearbeiten: Falls der Gast eine Kaution hinterlegt hat, freigibst oder behältst du diese vor der Abrechnung. Dazu klickst du Kaution in der Übersicht.
Leistungen hinzubuchen: Vergiss du eine Leistung vor der Abrechnung? Wähle den Gast und klicke Leistung buchen, um noch schnell etwas hinzuzufügen.
Bereits abgerechnete Zeilen: Wenn eine Zeile schon einen Beleg aus einem anderen System (Kasse, Gastronomie) hat, wird dieser Beleg in der Spalte Beleg angezeigt. Diese Zeilen werden bei der Hotelabrechnung nicht doppelt erfasst.
Umbuchung statt Storno: Wenn du eine Leistung auf ein anderes Gastkonto verschieben willst, nutze die Umbuchung statt Stornierung. Das ist sauberer, wenn es nur die falsche Zimmernummer war.