Finanzkonten einrichten

Mit Finanzkonten ordnest du deine Umsätze und Belege automatisch der richtigen Buchhaltung zu. Du verknüpfst dabei Konten mit Artikeln, Kategorien, Lieferanten oder Zahlungsmitteln – so werden Buchungen künftig dem richtigen Konto zugeordnet.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Web.Office.Administration und wähle dort System-Kontenrahmen
2. Wechsle zur Registerkarte Kontenrahmen

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Unternehmen verwalten und das Modul Ausgaben oder Kasse.

So gehst du vor

Ein neues Konto anlegen

1. Klicke auf Hinzufügen
   • Falls keine Konten vorhanden sind, nutze die Schaltfläche Konto anlegen in der Willkommensanzeige
2. Trage im Feld Bezeichnung einen Namen ein, unter dem du das Konto wiederfindest
3. Trage im Feld Nummer die Kontonummer ein – diese muss eindeutig sein
4. Wähle im Auswahlfeld Klasse einen Kontotyp – zum Beispiel "Aktivkonto" oder "Passivkonto"
5. Wähle im Auswahlfeld Standard-Steuersatz einen Steuersatz, der für dieses Konto gelten soll (optional)
6. Trage im Feld BMD-Steuercode einen Code ein, falls du die BMD-Schnittstelle zur Buchhaltung nutzt (optional)

Das Konto mit Artikeln verknüpfen

Durch die Verknüpfung mit Artikeln werden Verkäufe dieser Artikel automatisch diesem Konto zugeordnet.

1. Öffne den Bereich Verknüpfte Artikel
2. Klicke auf das Auswahlfeld und suche einen Artikel – du kannst nach Artikelnummer oder Name suchen
3. Wähle den Artikel aus
4. Gib für diesen Artikel einen Kontotyp an (zum Beispiel "Im- oder Export")
   • Der Kontotyp bestimmt, auf welcher Seite des Kontos die Buchung erfolgt
5. Wiederhole diese Schritte für alle Artikel, die du mit diesem Konto verknüpfen möchtest
6. Willst du einen Artikel wieder entfernen, klicke auf das Müll-Symbol neben seinem Namen

Du kannst denselben Artikel mehrfach mit unterschiedlichen Kontotypen hinzufügen – das ist nötig, wenn ein Artikel auf verschiedenen Konten gebucht werden soll.

Das Konto mit Kategorien verknüpfen

Artikel einer bestimmten Kategorie werden dann automatisch diesem Konto zugeordnet.

1. Öffne den Bereich Verknüpfte Kategorien
2. Klicke auf das Auswahlfeld und suche eine Kategorie
3. Wähle die Kategorie aus
4. Gib für diese Kategorie einen Kontotyp an
5. Wiederhole dies für alle gewünschten Kategorien
6. Zum Entfernen: Klicke auf das Müll-Symbol

Das Konto mit Lieferanten verknüpfen

Einkäufe bei bestimmten Lieferanten werden dann diesem Konto zugeordnet.

1. Öffne den Bereich Verknüpfte Lieferanten
2. Klicke auf das Auswahlfeld und suche einen Lieferant – du kannst nach Lieferantennummer oder Name suchen
3. Wähle den Lieferanten aus
4. Der Kontotyp wird automatisch auf "Inland" gesetzt (dieser lässt sich nicht ändern)
5. Zum Entfernen: Klicke auf das Müll-Symbol

Das Konto mit Zahlungsmitteln verknüpfen

Zahlungen mit bestimmten Mitteln (zum Beispiel EC-Karte, Bargeld) werden dann diesem Konto zugeordnet.

1. Öffne den Bereich Verknüpfte Zahlungsmittel
2. Klicke auf das Auswahlfeld und suche ein Zahlungsmittel
3. Wähle das Zahlungsmittel aus
4. Gib für dieses Zahlungsmittel einen Kontotyp an
5. Wiederhole dies für alle gewünschten Zahlungsmittel
6. Zum Entfernen: Klicke auf das Müll-Symbol

Das Konto speichern

Klicke auf Speichern, um die Eingaben zu sichern. Das Fenster schließt sich automatisch.

Ein bestehendes Konto bearbeiten

1. Doppelklicke auf das Konto in der Liste – oder wähle es aus und klicke auf Bearbeiten
2. Nimm deine Änderungen vor
3. Klicke auf Speichern

Ein Konto archivieren oder wiederherstellen

• Zum Archivieren: Wähle das Konto aus und klicke auf Archivieren – es verschwindet dann aus der Standardanzeige
• Zum Wiederherstellen: Schalte Zeige archivierte Einträge ein, wähle das Konto aus und klicke auf Wiederherstellen

Aufbau der Seite

Toolbar oben:

• Hinzufügen: Neues Konto anlegen
• Import: Kontenplan aus einer Datei importieren
• Einstellungen Buchhaltungsschnittstelle: Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware konfigurieren
• Zeige nur benutzte Konten: Filter, um nur Konten zu zeigen, die bereits in Buchungen verwendet werden
• Zeige archivierte Einträge: Archivierte Konten einblenden

Liste:

• Nummer: Die Kontonummer
• Bezeichnung: Der Name des Kontos
• Klasse: Der Kontotyp (Aktivkonto, Passivkonto etc.)
• Bearbeiten: Konto öffnen und ändern
• Archivieren: Konto aus dem aktiven Bestand entfernen

Was danach passiert

Sobald du speicherst, werden deine Einstellungen übernommen. Bei künftigen Buchungen wird weboffice automatisch versuchen, die richtige Kontozuordnung vorzunehmen – basierend auf den Verknüpfungen, die du gerade erstellt hast.

Du kannst ein Konto jederzeit wieder bearbeiten, um Verknüpfungen hinzuzufügen oder zu ändern. Bereits gebuchte Umsätze werden davon nicht beeinflusst.

Um einen kompletten Kontenplan auf einmal zu übernehmen, nutze statt einzelner Konten die Schaltfläche Import.

Tipps und Hinweise

• Eindeutige Nummern: Die Kontonummer muss in deinem gesamten Kontenrahmen nur einmal vorkommen. Wenn du beim Speichern eine Fehlermeldung erhältst, überprüfe, ob die Nummer bereits verwendet wird.

• Doppelte Verknüpfungen: Denselben Artikel, dieselbe Kategorie oder dasselbe Zahlungsmittel kannst du nicht zweimal mit dem gleichen Kontotyp hinterlegen – weboffice weist dich auf diesen Fehler hin. Mit unterschiedlichen Kontotypen ist es möglich und manchmal nötig.

• Lieferanten nur mit "Inland": Lieferanten lassen sich nur als "Inland" verknüpfen. Das ist die Normaleinstellung für Einkäufe.

• Filter nutzen: Wenn du viele Konten hast, nutze den Filter Zeige nur benutzte Konten, um dich auf die Konten zu konzentrieren, die bereits in Buchungen auftauchen.

• Steuerberater-Kontenplan: Wenn du einen Kontenplan von deinem Steuerberater hast, importiere diesen über Import, statt alle Konten einzeln anzulegen.