Ein neues Formular erstellen

Du entwirfst ein digitales Formular mit eigenen Feldern und Seiten. Dieses Formular können dann Kunden oder Mitarbeiter ausfüllen und einreichen. Du bestimmst, wer die ausgefüllten Antworten erhält und bekommst eine Übersicht aller eingegangenen Einreichungen.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste den Bereich Formulare
Klicke auf Alle

In der Übersicht siehst du alle bisherigen Formulare und ausgefüllten Einreichungen. Wenn noch kein Formular vorhanden ist, erscheint eine Aufforderung zum Erstellen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Formularverwaltung. Dein Administrator kann dir dieses Recht zuweisen.

Aufbau des Formulareditors

Wenn du ein neues Formular anlegst, öffnet sich der Editor mit zwei Bereichen:

Linker Bereich – Struktur: Hier siehst du den Aufbau deines Formulars als Baum: das Formular selbst (oben), darunter deine Seiten und deren Felder. Du wählst hier aus, was du bearbeiten möchtest.

Rechter Bereich – Details: Je nachdem, was du im linken Bereich ausgewählt hast, siehst du hier die Einstellungen. Wenn das Formular selbst ausgewählt ist, kannst du Namen, Beschreibung und Einleitung bearbeiten. Wenn eine Seite oder ein Feld ausgewählt ist, zeigt sich ihre spezifische Konfiguration.

So gehst du vor

Grunddaten des Formulars eintragen

Klicke auf Formular erstellen (oder auf der Übersichtsseite auf die grüne Schaltfläche mit dem Plus-Symbol)
Der Editor öffnet sich. Das Formular selbst ist automatisch ausgewählt.
Trage im rechten Bereich ein:
- Formularname: Gib ein, wie das Formular heißen soll. Unter diesem Namen erscheint es später in der Übersicht und beim Ausfüllen.
- Standort (falls mehrere Standorte vorhanden): Wähle aus, für welchen Standort dieses Formular gelten soll.
- Beschreibung (optional): Kurze Notiz, wofür das Formular verwendet wird – nur für dich sichtbar.
- Formulareinleitung (optional): Ein Text, den Kunden oder Mitarbeiter sehen, wenn sie das Formular öffnen. Hier kannst du erklären, warum du sie fragst und was du mit den Antworten machst.
- Empfänger der Einreichungen (optional): Wähle einzelne Mitarbeiter aus, die die ausgefüllten Formulare erhalten sollen. Ohne Auswahl gehen sie an alle Mitarbeiter deines Standorts mit E-Mail-Adresse.

Seiten hinzufügen

Im linken Bereich (Struktur) klicke auf die Schaltfläche zum Hinzufügen einer neuen Seite. (Das Formular kann aus mehreren Seiten bestehen, z. B. um lange Formulare zu unterteilen.)
Gib der Seite einen Namen, z. B. „Kontaktdaten" oder „Feedback".

Felder zu einer Seite hinzufügen

Klicke in der Struktur auf die Seite, zu der du Felder hinzufügen möchtest.
Klicke auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines neuen Feldes.
Das neue Feld erscheint in der Struktur. Klicke darauf, um es zu bearbeiten.

Ein Feld konfigurieren

Im rechten Bereich öffnet sich die Registerkarte Allgemein. Fülle folgende Angaben aus:
- Feldbezeichnung: Der Name des Feldes, den der Ausfüllende sieht (z. B. „E-Mail-Adresse").
- Feldtyp: Wähle aus, welcher Art von Eingabe es ist:
  - Text für kurze oder lange Texteingaben (mit Optionen für mehrzeilig, Mindest- und Maximallänge)
  - Zahl für numerische Eingaben (mit Mindest- und Maximalwert)
  - Datum für Datumseingaben
  - Datei-Upload zum Hochladen von Dateien
  - Auswahlfeld für eine Liste mit Wahlmöglichkeiten (mit Möglichkeit für Mehrfachauswahl)
  - Radiobuttons für eine sichtbare Auswahl aus mehreren Optionen
  - Kontrollkästchen für Ja/Nein-Angaben
  - Bildauswahl für eine Auswahlmöglichkeit mit Bildern pro Option
  - Text-Information für Hinweistexte oder Überschriften (kein Eingabefeld)
- Platzhalter (nicht bei allen Feldtypen verfügbar): Ein Hinweistext, der im leeren Feld sichtbar ist.
- Pflichtfeld: Schalte um, wenn dieses Feld zwingend auszufüllen sein soll.

Optionen für Auswahlfelder hinzufügen

Wenn du Auswahlfeld, Radiobuttons oder Bildauswahl gewählt hast, klicke auf Option hinzufügen und trage die einzelnen Wahlmöglichkeiten ein.
Für Bildauswahl: Lade zu jeder Option ein Bild hoch, um sie visuell zu unterscheiden.

Erweiterte Einstellungen

Die Registerkarte Bedingung ermöglicht es dir, Seiten oder Felder nur unter bestimmten Voraussetzungen anzuzeigen (z. B. ein Feld „Weitere Details" nur, wenn der Ausfüllende vorher „Ja" gewählt hat). Mehr dazu unter Felder und Bedingungen steuern.

Formular speichern

Klicke auf Speichern. Dein Formular wird angelegt.

Die Übersichtsseite wird automatisch aktualisiert. Das Formular ist jetzt bereit und kann von Kunden oder Mitarbeitern verwendet werden.

Was danach passiert

Dein Formular wird gespeichert und ist sofort einsatzbereit. In der Übersicht siehst du es unter der Liste der Formulare. Wenn es Kunden oder Mitarbeiter ausfüllen und einreichen, erscheinen diese Einreichungen ebenfalls in der Übersicht – dort kannst du sie ansehen, als PDF ausdrucken oder als erledigt markieren.

Dein Formular kannst du jederzeit öffnen und bearbeiten: Klicke in der Übersicht auf das gewünschte Formular oder wähle es in der Struktur aus und nimm deine Änderungen vor.

Tipps und Hinweise

Feldtyp wechseln: Wenn du den Feldtyp nachträglich änderst, werden einige Einstellungen automatisch zurückgesetzt (z. B. Optionen bei Umschaltung von Auswahlfeld zu Textfeld). Überprüfe daher die Einstellungen nach einem Feldtyp-Wechsel.
Seite hinzufügen später: Du kannst jederzeit neue Seiten oder Felder hinzufügen – auch nach dem Speichern. Nutze das, um das Formular schrittweise zu erweitern.
Seite oder Feld löschen: Klicke auf die Seite oder das Feld in der Struktur, dann auf das Papierkorb-Symbol im rechten Bereich. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage. Falls Bedingungen in anderen Feldern auf das gelöschte Feld verweisen, werden diese automatisch bereinigt.
Abschlusstext: Jede Seite kann einen optionalen Abschlusstext haben, den der Ausfüllende nach Fertigstellen der Seite sieht (z. B. ein Dank oder Hinweis auf die nächste Seite).