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Ein Formular anlegen

Du erstellst eine Formularvorlage mit eigenen Feldern, Seiten und Bedingungen. Das Formular kannst du dann Kunden oder Mitarbeitern zum Ausfüllen bereitstellen und die eingegangenen Antworten zentral verwalten.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Formulare > Alle Formulare.
Klicke auf die Schaltfläche Formular erstellen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Formularverwaltung. Es gibt keine weiteren Voraussetzungen.

So gehst du vor

Gib den Formularname ein — unter diesem Namen erkennst du das Formular später wieder.
- Formularname: Pflichtfeld. Trage eine aussagekräftige Bezeichnung ein, z. B. den Zweck oder Anlass.
Wähle einen Standort, falls dein System mehrere Standorte nutzt.
- Standort: Der Ort, an dem dieses Formular gilt. Sobald du einen Standort wählst, kannst du auch bestimmen, wer die eingegangenen Antworten erhält (siehe Punkt 5).
Trage optional eine Beschreibung ein — als Notiz für dich selbst, wofür das Formular da ist (bis 1000 Zeichen).
Schreib optional eine Formulareinleitung — das ist der Text, den der Ausfüller ganz oben sieht, bevor er das Formular beginnt. Du kannst hier Anweisungen geben oder das Ziel des Formulars erklären.
Wähle die Empfänger der Einreichungen — wer soll die ausgefüllten Formulare per E-Mail erhalten?
- Wenn du keine Namen wählst, gehen alle Einreichungen an alle Mitarbeiter des Standorts mit E-Mail-Adresse.
- Wenn du einzelne Mitarbeiter wählst, erhalten nur diese die Benachrichtigungen.
Erstelle Seiten und Felder — links siehst du die Struktur deines Formulars als Baum:
- Klick auf das +-Symbol neben Formularname, um eine neue Seite hinzuzufügen.
- Klick auf das +-Symbol neben einer Seite, um ein Feld auf dieser Seite einzufügen.
- Klick auf eine Seite oder ein Feld im Baum, um es zu bearbeiten. Rechts zeigen sich dann die Details.
Konfiguriere jedes Feld — wähle den Feldtyp und alle Einstellungen, die dazu gehören:
- Feldbezeichnung: Der Name, unter dem das Feld im Formular angezeigt wird.
- Feldtyp: z. B. Text, Zahl, E-Mail, Datum oder Auswahlfelder. Je nach Typ passen sich die weiteren Optionen an.
- Pflichtfeld: Schalte an, wenn der Ausfüller dieses Feld ausfüllen muss.
- Weitere Einstellungen wie Mindestwert, Maximallänge oder Optionen erscheinen je nach Feldtyp.
Vergib Bedingungen, falls nötig — mit Bedingungen zeigst du Felder oder Seiten nur an, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Mehr dazu unter Felder und Bedingungen konfigurieren.
Speichert dein Formular — klick die Schaltfläche Speichern oben rechts im Fenster.

Aufbau des Formulareditors

Der Editor ist zweigeteilt:

Linke Seite — Formularbaum: Hier siehst du die Struktur deines Formulars. Der oberste Eintrag Formular ist die Wurzel — darunter liegen deine Seiten, und in jeder Seite die Felder. Du kannst Seiten und Felder mit den +- und –-Symbolen hinzufügen oder entfernen. Ein Klick auf einen Eintrag wählt ihn zur Bearbeitung.

Rechte Seite — Bearbeitungsbereich: Hier passt du den gerade gewählten Eintrag an. Der Bereich passt sich an:

Wählst du Formular (die Wurzel), siehst du allgemeine Einstellungen wie Name, Standort und Empfänger.
Wählst du eine Seite, kannst du ihren Namen, eine Beschreibung und einen Abschlusstext eingeben — und optional eine Bedingung setzen, wann diese Seite erscheinen soll.
Wählst du ein Feld, konfigurierst du seine Eigenschaften: Feldtyp, Platzhalter, ob es Pflicht ist, und je nach Typ weitere Details wie Optionen, Längenbegrenzungen oder Bedingungen.

Was danach passiert

Dein Formular ist jetzt gespeichert. Es erscheint in der Liste aller Formulare und kann Kunden oder Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Sobald jemand das Formular ausfüllt und einreicht, taucht es in der Liste der ausgefüllten Formulare auf. Du siehst dann, wer es wann eingereicht hat, und kannst es öffnen, als PDF drucken oder als erledigt markieren.

Falls du das Formular nachträglich bearbeiten möchtest, öffnest du es aus der Liste der Formulare — sieh dazu Formulare und Einreichungen verwalten.

Tipps und Hinweise

Feldtypen wechseln ist möglich — wenn du einen Feldtyp änderst, werden spezielle Einstellungen des alten Typs (wie Optionen oder Längenbegrenzungen) automatisch gelöscht. So entstehen keine verborgenen Fehler.
Bilder in Auswahlfeldern — wenn du einen Feldtyp "Bildauswahl" einsetzt, kannst du für jede Option ein Bild hochladen. Das macht die Auswahl visueller.
Pflichtfelder helfen der Datenqualität — markiere als Pflicht, was du wirklich brauchst. Der Ausfüller kann das Formular nicht einreichen, bis alle Pflichtfelder gefüllt sind.
Bedingungen für Klarheit — zeige nur die Felder an, die in der jeweiligen Situation relevant sind. Das verkürzt das Formular und reduziert Verwirrung.