E-Mail-Vorlagen für Belegversand verwalten

Du legst hier wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen an, die beim Versand von Belegen oder Dokumenten zur Auswahl stehen. Jede Vorlage kann mit Platzhaltern für Anrede und Namen arbeiten. Du kannst Vorlagen hinzufügen, bearbeiten und löschen.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle System > Standorte
2. Klicke auf die Registerkarte des Standorts, für den du E-Mail-Vorlagen verwalten möchtest
3. Scrolle zum Bereich E-Mail-Vorlagen

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Unternehmenseinstellungen verwalten. Der Bereich E-Mail-Vorlagen wird pro Standort verwaltet und ist dort sichtbar, wo du die allgemeinen Standort-Einstellungen bearbeiten darfst.

Aufbau des Bereichs

Der Bereich E-Mail-Vorlagen zeigt alle Vorlagen des ausgewählten Standorts in einer Tabelle:

• Bezeichnung: Der Name der Vorlage, unter dem sie beim Versand auswählbar ist
• Inhalt: Symbol mit Text „Text vorhanden" oder „Leer", je nachdem ob die Vorlage einen Text enthält
• Aktionen: Schaltflächen zum Bearbeiten (Stift-Symbol) und Löschen (Mülleimer-Symbol)

Über der Liste findest du die Schaltfläche Hinzufügen, um neue Vorlagen zu erstellen.

So gehst du vor

Eine neue Vorlage anlegen

1. Klicke auf Hinzufügen
2. Ein Eingabefenster öffnet sich. Trage folgende Angaben ein:
   • Bezeichnung: Ein aussagekräftiger Name für die Vorlage, unter dem sie später in der Liste und beim Versand sichtbar ist (Pflichtfeld)
   • Inhalt: Der E-Mail-Text, den die Vorlage enthalten soll. Du kannst Platzhalter für Anrede und Namen verwenden (optional)
3. Klicke Speichern. Die Vorlage wird sofort in der Liste angezeigt

Eine vorhandene Vorlage bearbeiten

1. Doppelklick auf die Vorlage in der Liste, oder klicke auf das Stift-Symbol in der Spalte Aktionen
2. Das Eingabefenster öffnet sich mit den bestehenden Daten
3. Nimm deine Änderungen vor und klicke Speichern

Eine Vorlage löschen

1. Klicke in der Spalte Aktionen auf das Mülleimer-Symbol
2. Ein Bestätigungsfenster fragt nach, ob du die Vorlage wirklich löschen willst
3. Klicke Ja zum Löschen oder Nein zum Abbrechen
4. Bestätigt du das Löschen, ist die Vorlage sofort entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden

Was danach passiert

Die Vorlage wird gespeichert und steht ab sofort beim Versand von Belegen zur Auswahl. Wenn du mehrere Standorte pflegst, verwaltest du für jeden Standort seine eigenen E-Mail-Vorlagen — wechsle dazu in die Registerkarte des entsprechenden Standorts.

Tipps und Hinweise

• Aussagekräftige Namen wählen: Nutze Bezeichnungen, die sofort erkennen lassen, wofür die Vorlage gedacht ist — das hilft dir und deinen Kollegen beim Versand, die passende Vorlage schnell zu finden.
• Vorlage vor dem Löschen überprüfen: Bedenke, dass eine gelöschte Vorlage nicht wiederhergestellt werden kann. Überprüfe vorher, ob sie nicht mehr benötigt wird.
• Zusammenhang mit Dokumentenversand: Diese Vorlagen werden überall in weboffice digital genutzt, wo Belege per E-Mail versendet werden — etwa bei Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheinen.