Dokumente ablegen und verwalten

Hier speicherst und organisierst du alle Dateien deines Betriebs – von Verträgen über Rechnungen bis zu Fotos. Du kannst Ordner anlegen, Dateien hochladen und nach ihnen suchen.

So kommst du hierher

Klicke in der Seitenleiste auf Dokumente.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Dokumentenverwaltung.

Aufbau der Ablage

Links siehst du eine Ordnerstruktur mit vorgefertigten Kategorien wie Aufgaben, Aufträge, Biege, Bestellungen, Formulare und anderen. Diese Ordner helfen dir, deine Dateien nach Themen zu sortieren. Die Zahl neben einem Ordner zeigt an, wie viele Dateien darin enthalten sind.

Rechts wird der Inhalt des ausgewählten Ordners angezeigt – zunächst ist er leer, da noch keine Dateien abgelegt wurden. Oben rechts findest du die Schaltfläche Neuer Ordner, um weitere Unterordner zu erstellen, und ein Suchfeld am unteren Rand zum Durchsuchen der Tabelle.

So gehst du vor

Wähle einen Ordner aus der Liste links aus, unter dem die Datei abgelegt werden soll – etwa unter Aufträge oder Formulare.
Lade eine Datei hoch oder erstelle einen neuen Ordner:
- Um eine Datei hochzuladen, ziehst du sie per Drag-and-Drop in den rechten Bereich oder verwendest die Upload-Schaltfläche (falls vorhanden).
- Um einen neuen Unterordner anzulegen, klickst du auf Neuer Ordner und gibst ihm einen aussagekräftigen Namen.
Durchsuche deine Dateien, indem du im Feld Tabelle durchsuchen... einen Namen oder Stichwort eingibst.

Was danach passiert

Die Datei oder der Ordner wird sofort in der Ablage gespeichert. Du kannst jederzeit zurückkehren und deine Dateien einsehen, organisieren oder herunterladen. Die Struktur bleibt erhalten, bis du sie selbst änderst.

Tipps und Hinweise

Gib deinen Ordnern und Dateien aussagekräftige Namen, damit du sie später schnell wiederfindet.
Nutze die bestehenden Kategorien – sie entsprechen den Geschäftsbereichen deines Betriebs.
Mit der Suchfunktion findest du eine Datei schneller, als durch alle Ordner zu navigieren.