Buchungsgründe anlegen und verwalten

Mit Buchungsgründen definierst du, warum ein Bon ohne Verrechnung abgeschlossen wird – zum Beispiel bei Eigenverbrauch, Einladung oder Bruch/Schwund. Du legst fest, ob dabei das Lager reduziert wird, und ob ein Mitarbeiter oder eine Begründung erforderlich ist.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste System und wähle Einstellungen
2. Klicke in der Liste auf Buchungsgründe

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

Aufbau der Übersicht

Die Übersicht zeigt alle Buchungsgründe in einer Tabelle. Die Spalten zeigen:

• Bezeichnung: Name des Buchungsgrundes
• Sortierung: Reihenfolge in Auswahlfeldern
• Lagerabbuchung, Mitarbeiter erforderlich, Begründung erforderlich, Aktiv: Verhalten des Buchungsgrundes (Ja/Nein)
• Zuletzt geändert und Geändert von: Wann und von wem der Eintrag zuletzt bearbeitet wurde

Oben rechts findest du einen Schalter Zeige archivierte Einträge, um zwischen aktiven und archivierten Buchungsgründen zu wechseln.

So gehst du vor

Neuen Buchungsgrund anlegen

1. Klicke oben auf Hinzufügen. Ein Fenster öffnet sich.
2. Trage unter Stammdaten eine Bezeichnung ein – z.B. den Namen des Grundes.
3. Unter Sortierung kannst du eine Zahl eingeben, um die Reihenfolge in Auswahlfeldern zu bestimmen. Das Feld bleibt optional.
4. Wähle bei Icon ein Symbol aus, das den Grund visuell kennzeichnet (optional).
5. Bei Farbe kannst du eine Farbe wählen, um den Grund hervorzuheben (optional).
6. Unter Verhalten stellst du ein:
   • Aktiv: Schalter muss eingeschaltet sein, damit der Grund im Bon-Abschluss verfügbar ist
   • Lagerabbuchung durchführen: Wenn eingeschaltet, wird das Lager bei diesem Grund reduziert
   • Mitarbeiter erforderlich: Wenn eingeschaltet, muss beim Abschluss ein Mitarbeiter angegeben werden
   • Begründung erforderlich: Wenn eingeschaltet, muss beim Abschluss eine Begründung eingegeben werden
7. Klicke Speichern. Der Buchungsgrund wird angelegt und erscheint in der Übersicht.

Buchungsgrund bearbeiten

1. Doppelklicke auf einen Eintrag in der Übersicht oder klicke auf das Stift-Symbol in der Zeile. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich.
2. Ändere die gewünschten Felder wie beim Anlegen beschrieben.
3. Klicke Speichern.

Buchungsgrund archivieren oder wiederherstellen

• Um einen aktiven Buchungsgrund zu archivieren, klicke auf das Archiv-Symbol in seiner Zeile. Bestätige die Nachfrage.
• Um einen archivierten Buchungsgrund wiederherzustellen, schalte den Schalter Zeige archivierte Einträge oben rechts ein, suche den Grund und klicke auf das Wiederherstellen-Symbol.

Was danach passiert

Der neue oder bearbeitete Buchungsgrund wird sofort gespeichert und ist im System verfügbar. Sobald er aktiv ist, können Mitarbeiter ihn beim Bon-Abschluss auswählen. Archivierte Gründe sind nicht mehr auswählbar, können aber später wiederhergestellt werden.

Tipps und Hinweise

• Ein Buchungsgrund muss Aktiv sein, damit er im Bon-Abschluss angeboten wird – auch wenn alle anderen Einstellungen passen.
• Die Sortierung bestimmt die Reihenfolge in Auswahlfeldern: Niedrigere Nummern erscheinen oben.
• Wenn du Lagerabbuchung durchführen einschaltest, wird der Warenbestand reduziert. Das ist wichtig für Gründe wie Eigenverbrauch oder Bruch/Schwund.
• Mitarbeiter erforderlich und Begründung erforderlich erzwingen zusätzliche Eingaben beim Bon-Abschluss – nutze das zur Kontrolle.