Ausnahmeöffnungszeiten und Serientermine verwalten

Hier definierst du wiederkehrende Termine, die regelmäßig stattfinden, und legst Ausnahmen fest – etwa Urlaub oder Feiertage, an denen normalerweise regelmäßige Termine nicht buchbar sein sollen. Beides speicherst du zentral, damit der Kalender automatisch danach arbeitet.

So kommst du hierher

Gehe zum Menü Termine/Kalender in der Seitenleiste. Öffne den Kalender und klicke auf das Hamburger-Menü (drei Linien) oben links im Fenster. Dort findest du zwei Einträge: Ausnahmeöffnungszeiten für Ausnahmeregelungen und Serientermine für wiederkehrende Termine.

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul Termine/Kalender. Für die Verwaltung von Standorten brauchst du zusätzlich das Recht zur Verwaltung von Profitcentern. Mitarbeiter müssen bereits angelegt sein; für Serientermine benötigst du zudem Artikel oder Dienstleistungen mit einer definierten Dauer.

Aufbau der Ausnahmeöffnungszeiten-Übersicht

Die Liste zeigt alle Ausnahmeregelungen mit ihrem Standort, dem betroffenen Tag, dem Datum, den zugeordneten Mitarbeitern, den Zeiten sowie Informationen zu Anlage und letzter Änderung. Oben kannst du neue Einträge hinzufügen oder mit dem Schalter Alle anzeigen zwischen zukünftigen und allen Einträgen wechseln.

Aufbau der Serientermine-Übersicht

Die Liste zeigt alle wiederkehrenden Termine mit dem Kundennamen, dem zugeordneten Mitarbeiter, dem Wiederholungsmuster, dem Start- und Enddatum sowie der Anzahl der geplanten Termine. Mit dem Schalter Alle anzeigen kannst du auch archivierte Serien ansehen.

So gehst du vor

Ausnahmeöffnungszeiten hinzufügen oder ändern

1. Klicke die Schaltfläche Hinzufügen, um eine neue Ausnahmeregelung anzulegen, oder doppelklicke eine bestehende Zeile, um sie zu bearbeiten.

2. Ein Fenster öffnet sich mit den Feldern für die Ausnahmeregelung:

   • Standort (falls mehrere vorhanden): Wähle den Standort, für den die Ausnahme gelten soll.
   • Datum: Trage das Datum ein, an dem die abweichenden Zeiten gelten.
   • Von und Bis: Gib die Uhrzeiten ein, in denen der Standort für Online-Buchungen verfügbar sein soll. Diese Zeiten überschreiben die regulären Öffnungszeiten für diesen Tag.

3. Unter Mitarbeiterauswahl siehst du eine Liste aller Mitarbeiter. Wähle diejenigen aus, für die diese Ausnahmeregelung gelten soll, indem du ihre Kontrollkästchen ankreuzst. Du kannst alle Mitarbeiter auf einmal auswählen, indem du das Kontrollkästchen in der Kopfzeile ankreuzst.

4. Klicke Speichern.

Sollte die Ausnahmeregelung außerhalb der normalen Öffnungszeiten liegen oder an einem Feiertag, zeigt dir eine Warnung, dass die Ausnahmeregelung diesen Zustand überschreibt – der Standort wird also trotzdem buchbar sein.

Serientermine hinzufügen oder ändern

1. Klicke Neue Serie, um einen neuen Serientermin zu erstellen, oder doppelklicke einen bestehenden Eintrag, um ihn zu bearbeiten.

2. Im Eingabefenster trägst du unter Seriendaten ein:

   • Mitarbeiter: Wähle den Mitarbeiter, dem der Termin zugeordnet werden soll. Du kannst dieses Feld leer lassen, wenn noch keine Zuweisung nötig ist.
   • Terminherkunft: Wähle, woher der Termin stammt (etwa Telefonbuchung oder Online-Buchung).
   • Kunde: Wähle den Kunden, für den die Termine gelten.
   • Notiz: Trage eine Notiz ein, falls nötig (optional).

3. Unter Wiederholung definierst du das Muster:

   • Wochentag: Wähle, an welchem Wochentag die Termine stattfinden sollen.
   • Uhrzeit: Gib die Zeit ein, zu der der Termin beginnt.
   • Dauer (Minuten): Trage ein, wie lange der Termin dauert. Dieses Feld ist grau, wenn du bereits Leistungen hinzugefügt hast – die Dauer wird dann automatisch aus den Leistungen berechnet.
   • Wiederholung: Wähle das Intervall – beispielsweise „Jede Woche", „Jede 2. Woche" oder „Jede gerade Kalenderwoche".
   • Startdatum und Enddatum: Lege fest, ab wann und bis wann die Serie läuft.

4. Unter Gebuchte Leistungen legst du fest, welche Artikel oder Dienstleistungen bei jedem Termin dieser Serie gebucht werden:

   • Wähle im Auswahlfeld einen Artikel aus der Liste. Handelt es sich um ein Paket, werden automatisch alle darin enthaltenen Dienstleistungen hinzugefügt.
   • Der Artikel erscheint daraufhin in der Liste oben. Du siehst seine Dauer und Bearbeitungsende-Dauer.
   • Für jeden hinzugefügten Artikel kannst du einen Mitarbeiter zuordnen – wähle ihn im Feld Mitarbeiter neben dem Artikel, oder lass es leer.
   • Möchtest du einen Artikel wieder entfernen, klicke das Papierkorb-Symbol.
   • Die Reihenfolge der Artikel kannst du mit Drag & Drop ändern.

5. Klicke Speichern.

Was danach passiert

Die Ausnahmeöffnungszeiten und Serientermine werden sofort gespeichert und sind im Kalender wirksam. Bei Serienterminen werden automatisch einzelne Termine für jeden Termin der Serie erzeugt.

Du kannst eine Serientermin-Serie später noch bearbeiten – die bereits erstellten Einzeltermine werden dadurch nicht rückwirkig geändert. Möchtest du eine Serie nicht mehr nutzen, archivierst du sie: Klicke dazu die Schaltfläche Archivieren. Alle zukünftigen Termine der Serie werden daraufhin storniert, die Serie bleibt aber im System und kann später wiederhergestellt werden. Mit der Schaltfläche Wiederherstellen reaktivierst du eine archivierte Serie.

Tipps und Hinweise

• Ausnahmeregelungen und Serientermine sind unabhängig voneinander. Eine Ausnahmeregelung sperrt keine Buchungen – sie öffnet den Kalender für bestimmte Zeiten an bestimmten Tagen, auch wenn der Standort normalerweise geschlossen hat.
• Wenn eine Serientermin-Serie Artikel enthält, wird die Dauer automatisch aus den Artikeln berechnet. Du kannst sie dann nicht mehr manuell ändern.
• Archivierte Serientermine können wieder hergestellt werden – mit dem Schalter Alle anzeigen siehst du auch archivierte Serien in der Liste.