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Firmendaten verwalten

Firmendaten verwalten

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Hier pflegst du die zentralen Daten deines Unternehmens: Name, Kontaktdaten, Unternehmensart und Adresse. Diese Angaben erscheinen auf deinen Rechnungen, Angeboten und anderen Dokumenten.

So kommst du hierher

  1. Öffne das Menü System in der Seitenleiste
  2. Wähle Einstellungen
  3. Klicke auf Unternehmen im linken Bereich

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Unternehmen verwalten.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in zwei Bereiche aufgeteilt:

Stammdaten: Hier gibst du die grundlegenden Daten deines Unternehmens ein – Name, Telefon, E-Mail, Website, Steuernummer (UID-Nummer), Unternehmensart, Währungssymbol und Währungscode. Je nach Konfiguration deines Systems kann auch ein Feld für die Urlaubsberechnung sichtbar sein.

Anschrift: Darunter folgen die Felder für deine Unternehmensadresse – Straße, Postleitzahl und Ort. Ein Feld für das Land ist ebenfalls vorhanden.

Zusätzlich gibt es ein Feld Kunden-Anzeigename, das steuert, wie Kundennamen in Listen und Dokumenten angezeigt werden (z.B. Vorname + Nachname).

So gehst du vor

  1. Name des Unternehmens: Trage deinen Firmennamen ein. Dieses Feld ist erforderlich.

  2. Telefon: Gib deine Telefonnummer ein. Das Feld zeigt automatisch ein Ländervorwahl-Auswahlfeld – wähle dein Land aus und trage dann die Nummer ein.

  3. E-Mail: Trage deine Unternehmens-E-Mail-Adresse ein.

  4. Website: Gib die URL deiner Website ein (z.B. www.beispiel.de). Dieses Feld ist optional.

  5. UID-Nummer: Trage deine Steuernummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ein. Dieses Feld ist optional.

  6. Unternehmensart: Wähle aus dem Auswahlfeld, welche Art von Unternehmen du betreibst. Diese Information wird auf Dokumenten verwendet.

  7. Urlaubsberechnung (falls sichtbar): Falls dein System das Modul für Zeitbuchung nutzt, kannst du hier einstellen, wie der Urlaub berechnet werden soll – z.B. nach Kalenderjahr.

  8. Währungssymbol: Gib das Symbol deiner Währung ein (z.B. €).

  9. Währungscode: Trage den dreistelligen Code deiner Währung ein (z.B. EUR).

  10. Kunden-Anzeigename: Wähle, wie Kundennamen angezeigt werden sollen (z.B. Vorname + Nachname oder nur Nachname).

  11. Straße: Trage die Straße und Hausnummer ein.

  12. Postleitzahl und Ort: Gib deine Postleitzahl ein und bestätige – das System schlägt dir dann automatisch den passenden Ort vor. Alternativ kannst du den Ort auch selbst eintragen. Wähle dein Land aus dem Auswahlfeld Land.

  13. Klicke die Schaltfläche Speichern, um deine Angaben zu speichern. Das System fragt dich zur Bestätigung, ob du wirklich speichern möchtest.

Was danach passiert

Deine Firmendaten sind nun gespeichert und werden in allen Dokumenten verwendet, die weboffice erstellt. Änderungen wirken sich sofort aus – auch rückwirkend auf bereits erstellte Dokumente, wenn diese neu gedruckt oder exportiert werden.

Die Daten werden zentral vorgehalten und von mehreren Modulen genutzt:

  • Rechnungen und Angebote zeigen diese Daten in der Kopfzeile
  • Standorte können von hier ihre Grunddaten erben
  • Währungssymbol und -code sind für alle Preisangaben relevant

Tipps und Hinweise

  • Änderungen sind jederzeit möglich: Du kannst zu jeder Zeit in dieses Fenster zurück und Daten korrigieren oder ergänzen. Es gibt keine Sperrfrist.

  • Länderauswahl bei der Adresse: Das Land ist wichtig für Steuercodes und Dokumentenformatierung. Stelle sicher, dass es deinem tatsächlichen Sitz entspricht.

  • Währung: Einmal festgelegt, sollte die Währung nur in Ausnahmefällen geändert werden, da sie für alle Preisauswertungen verwendet wird.

  • UID-Nummer überprüfen: Diese Nummer sollte korrekt und vollständig sein – sie wird auf B2B-Rechnungen benötigt und kann behördlich geprüft werden.